In uno Studio Legale è difficile affrontare i problemi di conformità e sicurezza in Microsoft Teams, ma con alcuni semplici suggerimenti in materia, gli avvocati avranno la certezza che i dati usati internamente rimarranno al sicuro in Microsoft 365. Vediamoli insieme in questo articolo.
Nella fretta di implementare questa piattaforma di collaborazione nello Studio Legale e intraprendere nuovi modi di lavorare, è importante non trascurare il problema di mantenimento della sicurezza in Microsoft Teams. La natura integrata di Teams, ovvero in suo ruolo di “hub per il lavoro di gruppo” in Microsoft 365, comporta che uno Studio Legale debba ripensare all’intero approccio relativo alla sicurezza e alla conformità del luogo e degli strumenti di lavoro.
Per aiutare le realtà professionali a partire con il piede giusto nell’ambito della sicurezza in Microsoft Teams, abbiamo raccolto dei consigli chiave che permettono agli avvocati di mantenere alto il livello di sicurezza in Microsoft Teams. In questo modo tutti i dati sensibili e importanti dello Studio Legale saranno sempre al sicuro!
Il numero di utenti attivi giornalmente nella piattaforma di collaborazione sta salendo notevolmente. Ma con i nuovi team, gruppi di Microsoft 365 e siti moderni di SharePoint creati in tempo record, come si può mantenere la sicurezza in Microsoft Teams a livello di contenuti e dati sensibili?
La natura integrata della suite di produttività Microsoft 365, che è in grado di aumentare la produttività dello Studio Legale, comporta l’impostazione di regole che possono essere applicate a più prodotti contemporaneamente. Per proteggere il proprio team di lavoro in Microsoft 365 i professionisti hanno bisogno di cercare una strategia di governance presente in tutti gli strumenti che mantenga i contenuti al sicuro tra le diverse piattaforme e device.
Teams è un modo per collegare più strumenti, quindi la sicurezza in Microsoft Teams si basa anche sulle impostazioni di sicurezza di ogni programma software sottostante come SharePoint, OneDrive, Azure, etc…
4 consigli di sicurezza in Microsoft Teams
- Aprire dialoghi autentici
Il modo migliore che uno Studio Legale ha per mantenere al sicuro i contenuti e i dati è quello di essere sicuri di avere conversazioni autentiche con gli utenti riguardo la sicurezza dei dati e la loro classificazione.
Sia che questi dati sono archiviati in Teams o in SharePoint, Microsoft Graph ha la capacità di esporli a Microsoft 365, quindi gli avvocati devono assicurarsi di:
- Proteggere i dati in modo appropriato
- Verificare che gli utenti abbiano capito la differenza tra un canale privato e uno pubblico
- Controllare quali informazioni devono essere riservate solo ad alcune persone rispetto a quelle che devono essere accessibili da tutto lo Studio Legale.
- Rendere l’educazione un elemento primario
La sicurezza è sempre un argomento importante per qualsiasi responsabile IT, a maggior ragione in uno Studio Legale. Se si guarda verso la sicurezza in Microsoft Teams con una visione pessimistica, si vedono tanti possibili attacchi diversi in grado di minare l’attendibilità dei dati archiviati.
Pensare quindi alla sicurezza di quello che viene messo all’interno di questa piattaforma di produttività, o in qualsiasi altro strumento di Microsoft 365, comporta un’istruzione in materia nei confronti di tutti gli avvocati e utenti che la useranno.
Molte volte infatti, non è la tecnologia il problema che crea inconvenienti, ma le persone.
Ed è necessario insegnare loro come utilizzare questi nuovi strumenti di produttività senza spaventarli su cosa potrebbe succedere nel caso in cui non seguissero le linee guida di sicurezza.
- Rendere la sicurezza uno sforzo di squadra
Un modo per affrontare richieste e requisiti concorrenti è sfruttare un modello di responsabilità condivisa, un frame di sicurezza cloud che definisca gli obblighi di sicurezza in Microsoft Teams garantendo le responsabilità di ogni singolo utente.
Questi modelli di responsabilità condivisa comunicano che lo Studio Legale, come organizzazione, è responsabile della protezione dei dati, delle identità e dei dispositivi e Microsoft è responsabile a sua volta della sicurezza dei servizi di Microsoft 365. Insieme, i dati sensibili dello Studio Legale saranno al sicuro.
- Scegliere l’autenticazione a Multi fattori
Questa opzione non è presente di default, ma è realmente la prima linea di difesa contro gli attacchi di phishing.
Ultimamente ci sono stati davvero tanti casi di persone che ricevono un’e-mail vera di Microsoft da qualcuno che condivide un documento dal proprio OneDrive. In realtà, questa e-mail sta arrivando da un account compromesso.
Quello che gli hacker hanno fatto, in questo caso, è stato caricare un file di truffa sull’account compromesso che include un collegamento ad una falsa pagina di accesso a Microsoft 365. Poi il file in questione verrà condiviso con la lista di contatti dell’account attaccato.
Dato che l’e-mail e OneDrive sono reali, le persone si fidano e non notano che la pagina finale di login è finta, effettuano il login e ricomincia tutto il processo di attacco informatico.
Per evitare tutto questo e mantenere alto il livello di sicurezza in Microsoft Teams può essere molto utile scegliere di adottare il meccanismo di autenticazione a Multi fattori. Questo strumento di sicurezza potrebbe comportare alcuni minuti di lavoro in più per gli avvocati, ma nel momento in cui si atterrerà in una pagina di phishing, si avrà a disposizione quel livello aggiuntivo di sicurezza che salverà i dati sensibili dello Studio Legale.
