La mobilità è un fattore chiave nella ricerca da parte degli avvocati dell’aumento di efficienza, ore fatturabili e servizio clienti. Sebbene circa il 66% degli avvocati abbia uno studio legale tradizionale “fisico”, la maggior parte trascorre una quantità crescente di tempo a lavorare al di fuori di esso, secondo il TECHREPORT 2017 dell’American Bar Association. In uno scenario di Smart Working diffuso quindi è fondamentale tenere sotto controllo la sicurezza dei dati informatici legali.
Il rapporto rileva che il 77% degli avvocati intervistati lavorava regolarmente da casa, il 33% lavorava regolarmente durante i viaggi e il 20% lavorava regolarmente in loco presso l’ufficio di un cliente o in tribunale. Quasi un terzo degli intervistati effettuava il telelavoro almeno una volta alla settimana, aggiunge il rapporto. Già 3 anni fa quindi la sicurezza dei dati informatici era un elemento molto importante da tenere in considerazione e lo sarà a maggior ragione nel panorama digitale in costante evoluzione che sta caratterizzando gli ultimi anni
Se questa era la situazione nel 2017, ora nel 2020, a causa dell’emergenza epidemiologica, il modo di lavorare degli avvocati è completamente cambiato. Come dice Il Sole 24 Ore infatti, nonostante il lavoro a distanza e le video conferenze fossero già diffuse precedentemente, da marzo 2020 tutto questo p diventato normalità soprattutto nei grandi studi associati della Piazza Affari di Milano.
Niente di tutto ciò sarebbe possibile, ovviamente, senza la tecnologia mobile. Gli avvocati che viaggiano spesso traggono vantaggio da soluzioni basate su cloud, tra cui applicazioni di riconoscimento vocale e trascrizione, ad esempio. Tali applicazioni consentono agli avvocati di registrare note, rispedirle in ufficio e recuperare i documenti completati direttamente dai loro smartphone. Tuttavia, anche se le realtà professionali godono dei vantaggi di una forza lavoro più mobile, devono garantire la riservatezza dei clienti dando la priorità ai loro sforzi per la sicurezza dei dati informatici.
Per contestualizzare le cose: cinque anni fa, la sicurezza della rete era una delle maggiori preoccupazioni tecnologiche che gli studi legali dovevano affrontare. I firewall sono stati costruiti per consentire alle persone di entrare o tenerle lontane dalla rete stessa. Oggi, tuttavia, l’attenzione si è spostata sulla sicurezza dei dati informatici.
Per consentire una maggiore mobilità e misure di sicurezza, l’obiettivo di molti studi legali è utilizzare il modello SaaS (Software-as-a-Service) per spostare completamente le applicazioni fuori sede. Ciò richiede la protezione degli stessi dati che esistono non solo all’interno della rete, ma su numerosi dispositivi mobili e negli ambienti di archiviazione cloud.
Come mantenere la sicurezza dei dati informatici legali
Per evitare che informazioni altamente sensibili su clienti e aziende cadano in mani non autorizzate, ecco sei suggerimenti per mantenere la sicurezza dei dati informatici e tenere a bada gli hacker in situazioni di lavoro in mobilità:
- Valutare i dati
Questo primo passaggio cruciale viene spesso in qualche modo trascurato. Le domande da porre includono più del semplice “Quali dati stiamo generando?” ma anche “Come li stiamo proteggendo attualmente? Dove sono? Come potrebbero viaggiare?”
- Aggiornare e applicare politiche e procedure di telelavoro
È necessario assicurarsi di creare protocolli su come e dove gli avvocati e i collaboratori possono accedere, condividere, esaminare e archiviare i file. Anche le migliori protezioni funzionano solo se il personale viene regolarmente formato e testato per la conformità alla sicurezza dei dati informatici.
- Crittografare i dati a ogni livello
Tutti i dispositivi e il software utilizzati, dai laptop, ai registratori vocali e alle app, ai dispositivi di trascrizione, devono garantire che i dati vengano crittografati quando vengono registrati, durante l’archiviazione e ogni volta che vengono trasmessi. Un’app di registrazione vocale, ad esempio, dovrebbe crittografare ogni file di registrazione. Ma questo è solo il primo passo. Un file vocale deve quindi essere integrato con una piattaforma di gestione della dettatura sicura che lo crittografa nuovamente quando viene trasferito nel cloud e ancora una volta quando viene archiviato.
- Mettere le porte USB dei dispositivi in modalità di sola lettura
L’idea qui è di impedire alle persone di rimuovere informazioni riservate da un dispositivo collegando un altro dispositivo (ad esempio, un’unità flash) tramite una porta USB.
- Richiedere l’autenticazione in due passaggi per accedere alla rete
Questo collaudato protocollo di sicurezza è un must, e dovrebbe esserlo anche per gli Studi Legali che vogliono mantenere la sicurezza dei dati informatici lavorando in Smart Working, così come l’implementazione dei codici PIN per gli autori su tutti i telefoni cellulari e altri dispositivi. Bisogna quindi cambiare le password regolarmente; si consiglia ogni 90 giorni.
- Sfruttare i professionisti della sicurezza dei dati.
Considerare l’idea di consentire a un fornitore di app di archiviare in modo sicuro i dati dello Studio legale al posto tuo non è male. Si può anche consultare una società di protezione dei dati / sicurezza informatica. Quando si sceglie un qualsiasi fornitore di tecnologia, bisogna assicurarsi di controllare il loro track record di sicurezza dei dati informatici in modo da essere sicuri di essere in ottime mani.
Abilitare la mobilità può quindi aiutare ad aumentare la produttività e la soddisfazione degli avvocati. Con le giuste misure di sicurezza dei dati informatici e mantenerli al sicuro e riservati, gli Studi Legali possono migliorare la loro efficienza e il servizio ai clienti abbracciando con sicurezza lo Smart Working e altre opportunità di lavoro fuori sede.
