7 miti sul software di gestione documentale per avvocati

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La nuova realtà del lavoro da casa (WFH) ha accelerato la rapida migrazione al digitale, dimostrando che la tecnologia legale, tra cui i software di gestione documentale per avvocati, è parte integrante di uno Studio Legale.

Ad esempio, Microsoft Teasm ha permesso di rimanere in contatto con team e clienti e si è rivelato perfetto per l’onboarding di nuovi. I servizi cloud hanno aiutato a collegare i punti e a tracciare i processi legali con ancora meno interruzioni rispetto a prima. Strumenti di gestione delle attività come hanno fornito informazioni dettagliate sulle prestazioni di WFH e hanno contribuito a garantire che i team effettuassero consegne da qualsiasi luogo.

Nonostante tutto, il 2020 ha costruito più fiducia nel lavoro e nei servizi a distanza e ha dimostrato che possiamo trovare dedizione e passione fuori dalle mura dell’ufficio.

Eppure, alcune industrie tentano di tornare a ciò che sembra normale e confortevole, principalmente settori tradizionali, come quello legale, in cui i cambiamenti tecnologici sembrano più rivoluzionari che altrove. Crea spazio per molti miti usati come meccanismo di autodifesa contro l’abbraccio del cambiamento. Nel 2021, questi miti sono leggermente cambiati, ma vediamo ancora il loro effetto software di gestione documentale per avvocati. Quindi, come MythBusters, siamo qui per testarli.

Quali sono i miti da sfatare sui software di gestione documentale per avvocati?

  • Mito n. 1: Tutto alla fine tornerà ai modi pre-pandemia perché il legale funzionava meglio allora.
  • Mito n. 2: il software di gestione documentale per avvocati è solo per grandi studi legali.
  • Mito n. 3: la manutenzione delle soluzioni di gestione dei documenti dei clienti è troppo elevata.
  • Mito n. 4: la gestione dei documenti richiederà troppo tempo, impegno e input manuale per utilizzarla e ridurrà il mio ROI.
  • Mito n. 5: Le soluzioni di gestione dei documenti non sono sicure.
  • Mito n. 6: i clienti preferiscono i documenti cartacei/MS Word.
  • Mito n. 7: il software di automazione dei documenti è utile solo per la redazione di documenti di per sé.

Mito n. 1: Tutto alla fine tornerà ai modi pre-pandemia perché il legale funzionava meglio allora.

La teoria evoluzionistica suggerisce che qualsiasi cambiamento, guidato da stimoli positivi o negativi, è irreversibile. Per ogni passo indietro, se ne fanno due in avanti per costruire la realtà che soddisfi i bisogni di ogni gruppo. Quindi, che ci piaccia o no, la tecnologia è già penetrata così profondamente nelle nostre vite che è qui per restare.

Il mito avrebbe potuto essere vero se l’industria legale avesse funzionato in un ambiente legale chiuso. Ma i tuoi clienti sono probabilmente non avvocati (da qui la necessità dei tuoi servizi) e si aspettano che tu soddisfi le loro esigenze, non viceversa. Se la tecnologia fa parte delle loro vite, vogliono che tu sia sulla stessa pagina. Semplicemente perché è uno dei modi in cui valuteranno la tua esperienza.

Il 54% dei lavoratori dichiara che cambierebbe il lavoro attuale per la posizione che offre maggiore flessibilità e i team remoti mostrano una produttività in più del 35-40% in più rispetto a coloro che scelgono uffici fisici

Molte delle attività che un tempo consideravamo di routine saranno di nuovo sicure entro la fine del 2021 (Business Insider lo prevede, e noi ci crediamo). Ma la routine della vita in una forma per noi abituale non sarebbe mai tornata. Innanzitutto, la fine della pandemia di COVID-19 non segna la fine delle videoconferenze. Le riunioni personali avrebbero potuto essere più efficienti per redigere documenti prima. Ma è probabile che le persone di oggi evitino di guidare in città e apprezzino che tu consegni lo stesso documento nella loro casella di posta.

Le videochiamate rimarranno sicuramente in uso, ma molto probabilmente come una componente delle riunioni, non una necessità urgente. Inoltre, per rimanere in gara, Microsoft, Cisco e Google stanno implementando opzioni di chat video molto migliori rispetto a prima che Zoom entrasse nel mercato. Come affermato nel rapporto IDC, il mercato delle videoconferenze raggiungerà i 9,7 miliardi di dollari.

I servizi cloud, a loro volta, saranno in prima linea nella nuova normalità post-pandemia. Secondo IDC, la spesa delle imprese per i servizi cloud pubblici e privati ​​è aumentata del 34,4% rispetto allo scorso anno. Inoltre, la spesa globale per il cloud computing pubblico e le infrastrutture raddoppierà, raggiungendo circa 500 miliardi di dollari entro il 2023.

I mesi di lockdown hanno creato nuove e uniche opportunità per leader aziendali, manager e dipendenti. Come mostra un sondaggio di Forbes, il 54% dei lavoratori afferma che cambierebbe il lavoro attuale per la posizione che offre maggiore flessibilità. I team WFH mostrano in media il 35-40% in più di produttività rispetto a coloro che scelgono spazi per uffici fisici, producono risultati con il 40% in meno di difetti di qualità, segnano il 41% in meno di assenteismo e dimostrano una riduzione media del fatturato del 12% dopo aver firmato un contratto di lavoro a distanza. Quindi, gli strumenti e i software di gestione dei progetti regneranno sovrani nell’era post-COVID-19.

I tuoi servizi software di gestione dei documenti non dovrebbero disturbare l’esperienza dei tuoi clienti. Quello che vuoi distruggere è lo stereotipo nel tuo settore, e per questo la tecnologia legale è la migliore attrezzatura.

Mito n. 2: il software di gestione documentale per avvocati è solo per grandi studi legali.

Ci sono tante soluzioni quante sono i tipi di aziende e puoi scegliere quella che soddisferà le tue esigenze, funzionalità e budget.

Le medie e piccole imprese hanno risorse più limitate e, quindi, le distribuiscono con maggiore attenzione. Tuttavia, gli stessi limiti aumentano il prezzo dell’errore, poiché anche i budget di rischio sono probabilmente limitati. Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, il punto è sempre lo stesso: il software di automazione dei documenti ti protegge dagli errori nei tuoi documenti e protegge i tuoi dati dalla compromissione.

Strumenti come AXDRAFT sono sufficientemente flessibili da offrire diverse opzioni di prodotto che si integreranno nei tuoi processi aziendali ed eleveranno il tuo lavoro nelle aree esatte di cui hai bisogno. Il prezzo flessibile basato sul volume parte da $ 750 al mese. In questo modo, non è necessario pagare in eccesso o complicare eccessivamente ciò che già possiedi.

Mito n. 3: la manutenzione delle soluzioni di gestione dei documenti dei clienti è troppo elevata.

Il software di gestione documentale per avvocati legacy è senza dubbio ancora fresco nella tua memoria. Oltre ad essere grandi, goffi, lenti e costosi, richiedevano un’infrastruttura server significativa e avevano un accesso remoto limitato o addirittura assente. Inoltre, offrivano soluzioni di finto cloud con un’importante configurazione lato client.

Sebbene i vecchi DMS on-premise non siano cambiati molto dal loro inizio, le esigenze degli avvocati sono aumentate notevolmente. È qui che vengono in soccorso soluzioni avanzate di gestione dei documenti per i clienti, ricche di funzionalità di gestione dei documenti pertinenti, create espressamente per servire gli studi legali e costruite da zero pensando alla sicurezza. A differenza dei dinosauri DMS, il software di automazione dei documenti di oggi segna un significativo passo avanti nella gestione dei documenti legali.

Il passaggio a una soluzione di automazione dei documenti è un investimento di migrazione una tantum che richiede un po’ di tempo e fatica tradotti in ore e risorse umane. Tuttavia, una volta avviati i processi, non è più necessario investire ulteriormente. Inoltre, non è necessario un reparto IT per gestirlo, poiché la maggior parte dei servizi controllerà la propria soluzione da remoto e si occuperà di qualsiasi gestione programmatica. È ancora più semplice se il tuo fornitore fornisce servizi cloud. AXDRAFT, ad esempio, fa tutto l’onboarding per te quindi quando accedi per la prima volta, tutto è già impostato e su misura.

Mito n. 4: la gestione dei documenti richiederà troppo tempo, impegno e input manuale per utilizzarla e ridurrà il mio ROI.

Solo se non inizi mai a usarlo. L’automazione dei documenti richiede un po’ di sforzo per ottenere un controllo, soprattutto perché implica la modifica dell’ordine esistente. A volte, anche dopo aver utilizzato il software per tre-sei mesi o più, gli utenti non hanno ancora idea di cosa sia in grado di fare.

Il trucco è cercare di capire il software una volta e impostare i processi, in modo che il tuo lavoro non si senta interrotto. Un corretto software di gestione dei documenti del cliente dovrebbe essere flessibile e intuitivo per gli utenti. Ciò che è più importante, il venditore è responsabile di educarti nel modo giusto.

Un corretto software di gestione documentale per avvocati dovrebbe essere flessibile e intuitivo per gli utenti, mentre il fornitore è responsabile di istruirti nel modo giusto.

Una volta che è in movimento e il tuo team sa a cosa serve e cosa può fare, il software di automazione dei documenti aiuterà a semplificare i processi in ritardo e a ridurre la quantità di lavoro di routine, risparmiando spazio per un lavoro significativo. Significa che più lavoro viene svolto nello stesso lasso di tempo e avanzi con i tuoi casi più velocemente, il che aumenta inevitabilmente il ROI e la qualità del lavoro legale.

La migrazione a servizi cloud come AXDRAFT richiede meno hardware, manutenzione e costi di licenza. Ad esempio, M*Modal, il servizio di trascrizione clinica con sede negli Stati Uniti, aveva bisogno di trasferire gli uffici in Tennessee. Per fare ciò, l’istituto sanitario ha dovuto gestire oltre 6.000 registri dei dipendenti archiviati in 59 schedari a quattro cassetti. Hanno deciso di adottare un software di automazione dei documenti. L’eliminazione della carta ha comportato zero problemi e un risparmio annuo di $ 65.820.

Mito n. 5: Le soluzioni di gestione dei documenti non sono sicure.

Hackerare un PC desktop è dieci volte più facile che violare un sistema cloud protetto. E con che frequenza cambi la password della tua e-mail? Non che stiamo giudicando (perché non lo siamo), ma la tua cartella dei documenti è molto più vulnerabile alle minacce informatiche. Data l’intenzione, i tuoi dati sensibili potrebbero essere esposti rapidamente come se la stessa persona entrasse nel tuo ufficio e prendesse lo stesso file dal tuo armadietto.

Esploriamo alcune statistiche. Le cifre sono impressionanti: gli avvocati condividono l’11% dei file con destinatari esterni e ne distribuiscono il 9% con dati sensibili a terzi. Inoltre, i dipendenti hanno inviato circa un quinto delle richieste di collaborazione al di fuori della propria organizzazione a Gmail, Hotmail o Yahoo! posta. Tali azioni creano problemi legali significativi, con conseguenti minacce e conseguenze di violazione dei dati.

Gli avvocati condividono l’11% dei file con destinatari esterni e ne distribuiscono il 9% con dati sensibili a terzi.

La sicurezza è fondamentale per qualsiasi software di automazione dei documenti, così come lo è per banche e ospedali. Con le soluzioni di gestione dei documenti legali a portata di mano, tutti i tuoi dati sensibili rimangono al sicuro e protetti. I fornitori vanno fino in fondo, sottoponendo i loro sistemi a vari test di sicurezza e impiegano protocolli tempestivi per assicurarsi che i dati dei clienti siano intatti.

Sono legalmente tenuti a informarti sui dati che raccolgono, sul modo in cui vengono archiviati e utilizzati. AXDRAFT, ad esempio, ha una sicurezza a livello di banca: crittografia dei dati TLS 1.2+ e AES-256 e ha recentemente superato la certificazione SOC-2.

Mito n. 6: i miei clienti preferiscono i documenti cartacei/MS Word.

Lo fanno davvero? Il 2020 ci ha mostrato che l’unico modo per acquisire nuovi clienti è offrire un’esperienza digitale in molti casi. Inoltre, i tuoi clienti hanno scoperto che i documenti digitali sono molto più convenienti e ti fanno risparmiare tempo e risorse. I tuoi clienti si aspettano già che tu li incontri dove si trovano e sono online. Oltre a ciò, poiché tutti sono passati al digitale nel 2020, le caselle di posta sono diventate sovraffollate, il che significa che se consegni i tuoi documenti via e-mail, è molto più facile per loro perdersi nella pila di messaggi promozionali.

Ma un sistema di gestione dei documenti cartaceo, soprattutto, significa perdite di tempo e finanziarie significative. Questo è quello che dicono le statistiche. Quasi il 45% delle aziende trascorre una settimana (sembra terrificante, non è vero) solo per firmare un contratto. La gestione manuale dei documenti comporta una perdita complessiva di produttività del personale del 21% a causa di problemi di registrazione. Inoltre, l’83% dei professionisti ricrea documenti mancanti nella rete degli studi legali. Il 50% del tempo si perde nella redazione del documento. Il 92% degli avvocati che collaborano corre il rischio di perdere file a causa dell’uso della posta elettronica, per non parlare della condivisione di file di posta elettronica che può mettere a rischio la propria azienda.

Quasi il 45% delle aziende impiega una settimana solo per firmare un unico contratto.

Ora ti diamo alcune statistiche che parlano a favore del software di automazione dei documenti. A partire dal 2019, il mercato globale dei sistemi di gestione dei documenti ammontava a $ 4,89 miliardi ed è probabile che guadagnerà $ 10,17 miliardi di entrate entro il 2025, segnando un tasso di crescita annuale composto del 13,04% durante i prossimi cinque anni.

Il mercato delle soluzioni per la gestione dei documenti è in continua evoluzione e miglioramento, spinto dalla necessità di una maggiore efficienza sul posto di lavoro. Col tempo, le soluzioni di gestione dei documenti legali digitali elimineranno gradualmente i tradizionali file cartacei per diventare ecologici.

Mito n. 7: il software di automazione dei documenti è utile solo per la redazione di documenti di per sé.

Gli strumenti software di gestione dei documenti dei clienti di alta qualità sono perfettamente integrati nel tuo stack tecnologico e nei flussi di lavoro esistenti. È fondamentale creare un’esperienza cliente indivisa. È possibile utilizzare gli strumenti per singoli scopi, come la stesura di documenti, o ottenere la funzionalità per coprire l’intero ciclo di vita del documento, inclusi negoziazione, annotazione, firma e analisi. Il tuo software di gestione dei documenti può migliorare la qualità dei documenti imitando i processi esistenti.

Come puoi vedere, il mercato del software per l’automazione dei documenti pone gli standard in alto, offrendo agli studi legali molteplici funzionalità per soddisfare obiettivi aziendali specifici. Sblocchiamo alcuni trucchi su come AXDRAFT gestisce la gara. Il software di automazione dei documenti offre controllo completo della versione, integrazioni con altri servizi (collegati ai registri aziendali degli Stati Uniti e di altri 42 paesi, per l’esattezza), sofisticate opzioni di ricerca e reporting, redazione di documenti, gestione dei tag, backup dei documenti, collaborazione, ruoli utente e notifiche.

Questo è solo un breve elenco di come la tua azienda può trarre vantaggio dall’automazione dei documenti. In effetti, il set di funzionalità contiene dozzine di opzioni notevoli.

Bene, ora abbiamo sfatato tutti i miti. Speriamo di averti convinto che non è necessario aver paura di adottare soluzioni di gestione dei documenti dei clienti. Dopotutto, come puoi vedere, tutti possono solo trarre vantaggio dal passaggio al digitale.

Per quanto ci piacerebbe vivere come ai vecchi tempi, non possiamo. Uno stile di vita sta scomparendo, ed è fantastico. Sebbene siamo tutti rinchiusi a causa del COVID-19, il potere è nelle nostre mani per fare di tutto per abbracciare i cambiamenti e conquistare il mercato della tecnologia legale per evitare il burnout legale.

Per vincere la gara, gli studi legali di oggi devono affrontare continuamente la sfida di ridurre i costi e snellire i processi di lavoro, creando al contempo nuovi approcci che si confrontano favorevolmente con i concorrenti. L’implementazione di soluzioni tecnologiche legali è un modo in cui un’azienda può avere tutto.

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