Il mestiere dell’avvocato e del professionista richiede di essere sempre raggiungibile e ciò è possibile utilizzando al meglio la posta elettronica e seguendo 8 modi per tenere la casella di posta pulita e professionale.
Però basta un attimo per perdere un documento importante o un’informazione essenziale. Può capitare che durante un’udienza l’avvocato debba cercare un documento all’interno di tutte le e-mail che ha nella casella di posta e non riesca a trovarlo al primo momento. Per ovviare a questo problema basta seguire dei piccoli accorgimenti che abbiamo riassunto nei seguenti 8 modi per tenere la casella di posta pulita.
In un ambiente di lavoro ormai fortemente digitalizzato e influenzato da tante nuove tecnologie come il cloud o i software gestionali, è sempre importante mantenere alto il livello di sicurezza dello Studio Legale. Questo si può ampliare ovviamente anche alla casella di posta che può essere protetta da programmi di sicurezza.
8 modi per tenere la casella di posta pulita
- Non rispondere ad e-mail SPAM
La prima regola essenziale per evitare di avere problemi con la casella di posta e riuscire a tenerla ordinata è eliminare e non rispondere alle e-mail di SPAM. Potrebbero portare all’interno del tuo ecosistema lavorativo un virus. - Disiscriviti da newsletter e disabilita le notifiche
A meno che tu non abbia un vero interesse nei contenuti della newsletter a cui ti sei iscritto, sarebbe meglio disiscriversi. Queste e-mail infatti molto spesso portano l’avvocato a distrarsi sul luogo di lavoro. - Usa la casella di posta solo per le e-mail
Molto spesso la casella di posta elettronica viene utilizzata per scopi diversi da quelli per cui è nata. Infatti, molto spesso al suo interno vengono inseriti promemoria di riunioni, eventi in calendario e altre attività che portano solo confusione. Per queste attività esistono dei programmi apposta come Microsoft Planner o la connessione a Microsoft Teams. - Rispondi con e-mail brevi
Indicativamente, il tempo medio di risposta ad una e-mail consigliato è di 5 minuti e inferiore a tre paragrafi. Questo perchè concentrandosi troppo su un’unica e-mail si può sprecare tempo e non riuscire ad organizzare la casella di posta al meglio seguendo gli 8 consigli per tenere la casella di posta pulita. - Semplificati la vita
Pensando di fare la cosa giusta la prima idea che viene in mente per organizzare la casella di posta è quello di organizzare le e-mail in diverse cartelle. Questo può portare ad ancor più confusione in quanto la disorganizzazione ci sarà ancora e invece che essere nella cartella principale sarà concentrata nelle varie cartelle. Nel caso in cui non si voglia fare a meno di questa divisione, può essere utile per gli avvocati impostare dei filtri per le e-mail in entrata. - Imposta risposte automatiche
Se l’avvocato si rende conto di rispondere la maggior parte delle volte con la stessa frase o con frasi molto simile, per ridurre i tempi ed essere più operativo può copiarle e incollarle per averle subito a disposizione. Anche se, per fare ciò, ci sono dei programmi apposta come Thunderbird Quicktext e Lifehacker Texter. - Imposta filtri e regole
Il modo più semplice dei 10 per tenere la casella di posta pulita è quello di impostare filtri e regole. Questi permetteranno di selezionare in entrata i messaggi e indirizzarli alla posizione migliore, che sia una cartella o un’etichetta apposta. - Elimina senza paura
La prima paura che colpisce tutti i professionisti e le persone che utilizzano le e-mail, è quella di eliminare i messaggi non potendone più usufruire successivamente. Tutto ciò è normale ed è vero, ma in principio è sufficiente fare una selezione delle e-mail necessarie e di quelle che non lo sono in modo da tenere la casella di posta pulita.
