Gli avvocati lavorano “a distanza” da decenni: dai tribunali, nelle loro auto, dagli avamposti suburbani, dagli uffici dei clienti e, sì, da casa. Li chiamavamo avvocati mobili o anche avvocati elettronici. (Ora li chiamiamo semplicemente avvocati.) La differenza oggi è che i modelli di lavoro a distanza o ibridi discussi influenzano l’intera ecosfera dello studio legale, oltre ai partner, ai professionisti aziendali e al personale di supporto. Quindi, la domanda non è come supportare il talento in viaggio, ma come gestire e supportare l’intero team, mantenendo le persone che lavorano insieme in modo produttivo e felice, ovunque si trovino. In che modo la tua pratica gestisce il lavoro a distanza rispetto alla domanda di ritorno in ufficio?

Le caratteristiche del nuovo Studio Legale ibrido

Transizione alle operazioni di lavoro a distanza

La pandemia ha dimostrato che i timori di un aumento presenzialismo – qualcosa che esisteva negli uffici prima COVID-19 – sono stati in gran parte infondate. Le aziende sono passate da una configurazione di ufficio predefinita al 100% a uno spazio di lavoro completamente virtuale quasi da un giorno all’altro durante l’apice della pandemia. Sebbene l’improvviso cambiamento abbia presentato la sua giusta dose di sfide, è stato fattibile, rivelando persino vantaggi per il lavoro a distanza per alcuni aspetti.

Poiché le aziende pianificano di tornare in ufficio nei prossimi mesi, molte stanno cercando di adottare il lavoro a distanza dal 20% al 50% delle volte. Alcune aziende più piccole stanno addirittura abbandonando definitivamente gli uffici tradizionali. Un modello di lavoro ibrido, che consente sia il lavoro in ufficio che a distanza, sta prendendo piede negli studi legali di tutto il paese.

La transizione a un fiorente ambiente di lavoro ibrido a lungo termine, tuttavia, richiederà alcuni cambiamenti nel modo in cui gli uffici legali funzionano e operano. Ecco alcune nozioni di base da considerare.

Infrastrutture tecnologiche e sicurezza

Con così tanto del lavoro tra colleghi e clienti che si sposta online, è necessaria una solida infrastruttura basata su cloud in grado di supportare tutto il personale che lavora da remoto. Di pari passo con questo c’è la necessità di una maggiore sicurezza informatica. Ci sono anche interruzioni IT da considerare, come il Wi-Fi lento e la mancanza di apparecchiature di videoconferenza adeguate.

Molti studi legali utilizzano app che forniscono un accesso facile e conveniente ai file nel cloud e ai sistemi di sicurezza con rilevamento delle minacce in tempo reale e funzionalità di audit trail completo per affrontare questi problemi.

L’accesso remoto sicuro alle informazioni sui casi archiviate in uno spazio elettronico ben organizzato non solo aumenterà la produttività, ma aiuterà anche l’azienda a rispettare le normative sulla privacy dei dati.

Comunicazioni e Collaborazioni

La comunicazione è spesso una delle maggiori sfide per uno studio legale. Una delle principali preoccupazioni è che le persone che lavorano da casa corrono il rischio di perdere informazioni importanti, insieme alle opportunità di costruzione di relazioni che derivano dalla condivisione di uno spazio ufficio fisico con i colleghi.

Ogni organizzazione ha un approccio diverso nel colmare il divario di comunicazione. Ma stabilire sistemi e pianificazioni per la comunicazione a livello aziendale sembra funzionare meglio per i luoghi di lavoro nelle operazioni ibride. Molti uffici ibridi hanno programmi di videoconferenza regolari e utilizzano una politica video al 100% per le riunioni di gruppo.

Inoltre, investire in webcam e cuffie di alta qualità consente una migliore collaborazione tra i dipendenti e solleva il morale, indipendentemente dalla posizione.

Formazione e tutoraggio

Il tutoraggio sarà più impegnativo per gli studi legali che desiderano implementare un modello in parte in sede e in parte fuori sede, il che potrebbe essere svantaggioso per i tirocinanti. Con quasi il 50% del personale non fisicamente presente, i leader delle aziende sono preoccupati per la possibilità di formare stagisti e collaboratori in un ambiente remoto, dove è più difficile identificare le competenze e osservare gli avvocati senior in azione.

Per garantire che i tirocinanti non rimangano indietro, gli studi legali dovranno nuovamente ricorrere alla tecnologia, in particolare agli strumenti che rendono la conoscenza facilmente accessibile nonostante una configurazione parzialmente remota. A questo proposito, i sistemi di gestione della conoscenza sia per il prodotto di lavoro legale che per le operazioni aziendali aumenteranno di valore, fornendo accesso all’esperienza complessiva all’interno dell’organizzazione.

Inoltre, registrare determinati incontri, discussioni e trattative e metterli a disposizione di collaboratori e stagisti può essere una strategia di formazione efficace. Tali registrazioni permetteranno loro di testimoniare in prima persona come vengono fatti gli affari.

Naturalmente, anche i professionisti e il personale degli studi legali necessitano di onboarding e formazione. I manager potrebbero aver bisogno di aiuto per sviluppare le competenze necessarie per affrontare le sfide della supervisione dei lavoratori ibridi.

Responsabilità

Avere tutti i dipendenti in un ambiente fisico crea un inizio e una fine designati per la loro giornata lavorativa, ma questa linea si confonde quando la forza lavoro è divisa in personale in ufficio e personale remoto.

Un ambiente di lavoro ibrido di successo richiede responsabilità da parte di ogni giocatore e allo stesso tempo promuove una cultura che rispetti il ​​tempo personale dei dipendenti. Puoi farlo creando chiare aspettative di comunicazione all’interno e oltre il normale orario di lavoro e stabilendo metriche di produttività quantificabili per i gruppi che lavorano all’interno e all’esterno dell’edificio.

Ai dipendenti deve essere richiesto di soddisfare standard e responsabilità specifici per avere successo, indipendentemente dal fatto che lavorino in ufficio o meno.

Il lavoro ibrido è il futuro per gli studi legali?

Il passaggio a una configurazione ibrida o completamente remota presenta numerosi vantaggi per gli studi legali e i loro dipendenti. Per uno, elimina la necessità di un pezzo di spazio per uffici, una delle maggiori spese per le aziende. Un altro vantaggio deriva dal corteggiare i talenti, che richiedono sempre più opzioni flessibili di lavoro a distanza.

Tuttavia, i leader aziendali non possono fare a meno di preoccuparsi degli impatti a lungo termine del lavoro a distanza sulla cultura aziendale, il tutoraggio, la formazione e il turnover. Gli avvocati lavorano anche più a lungo, e in modo più strano, poiché i confini tra casa e lavoro si sono offuscati, rendendoli più suscettibili al burnout.

Ma poiché la natura del lavoro degli avvocati continua a evolversi e i clienti iniziano ad apprezzare i vantaggi dei servizi legali virtuali, è probabile che il lavoro a distanza rimanga.