8 modi per tenere la casella di posta pulita

8 modi per tenere la casella di posta pulita

Condividi questo articolo

Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp

Il mestiere dell’avvocato e del professionista richiede di essere sempre raggiungibile e ciò è possibile utilizzando al meglio la posta elettronica e seguendo 8 modi per tenere la casella di posta pulita e professionale.

Però basta un attimo per perdere un documento importante o un’informazione essenziale. Può capitare che durante un’udienza l’avvocato debba cercare un documento all’interno di tutte le e-mail che ha nella casella di posta e non riesca a trovarlo al primo momento. Per ovviare a questo problema basta seguire dei piccoli accorgimenti che abbiamo riassunto nei seguenti 8 modi per tenere la casella di posta pulita.

In un ambiente di lavoro ormai fortemente digitalizzato e influenzato da tante nuove tecnologie come il cloud o i software gestionali, è sempre importante mantenere alto il livello di sicurezza dello Studio Legale. Questo si può ampliare ovviamente anche alla casella di posta che può essere protetta da programmi di sicurezza.

8 modi per tenere la casella di posta pulita

  1. Non rispondere ad e-mail SPAM
    La prima regola essenziale per evitare di avere problemi con la casella di posta e riuscire a tenerla ordinata è eliminare e non rispondere alle e-mail di SPAM. Potrebbero portare all’interno del tuo ecosistema lavorativo un virus.
  2. Disiscriviti da newsletter e disabilita le notifiche
    A meno che tu non abbia un vero interesse nei contenuti della newsletter a cui ti sei iscritto, sarebbe meglio disiscriversi. Queste e-mail infatti molto spesso portano l’avvocato a distrarsi sul luogo di lavoro.
  3. Usa la casella di posta solo per le e-mail
    Molto spesso la casella di posta elettronica viene utilizzata per scopi diversi da quelli per cui è nata. Infatti, molto spesso al suo interno vengono inseriti promemoria di riunioni, eventi in calendario e altre attività che portano solo confusione. Per queste attività esistono dei programmi apposta come Microsoft Planner o la connessione a Microsoft Teams.
  4. Rispondi con e-mail brevi
    Indicativamente, il tempo medio di risposta ad una e-mail consigliato è di 5 minuti e inferiore a tre paragrafi. Questo perchè concentrandosi troppo su un’unica e-mail si può sprecare tempo e non riuscire ad organizzare la casella di posta al meglio seguendo gli 8 consigli per tenere la casella di posta pulita.
  5. Semplificati la vita
    Pensando di fare la cosa giusta la prima idea che viene in mente per organizzare la casella di posta è quello di organizzare le e-mail in diverse cartelle. Questo può portare ad ancor più confusione in quanto la disorganizzazione ci sarà ancora e invece che essere nella cartella principale sarà concentrata nelle varie cartelle. Nel caso in cui non si voglia fare a meno di questa divisione, può essere utile per gli avvocati impostare dei filtri per le e-mail in entrata.
  6. Imposta risposte automatiche
    Se l’avvocato si rende conto di rispondere la maggior parte delle volte con la stessa frase o con frasi molto simile, per ridurre i tempi ed essere più operativo può copiarle e incollarle per averle subito a disposizione. Anche se, per fare ciò, ci sono dei programmi apposta come Thunderbird Quicktext e Lifehacker Texter.
  7. Imposta filtri e regole
    Il modo più semplice dei 10 per tenere la casella di posta pulita è quello di impostare filtri e regole. Questi permetteranno di selezionare in entrata i messaggi e indirizzarli alla posizione migliore, che sia una cartella o un’etichetta apposta.
  8. Elimina senza paura
    La prima paura che colpisce tutti i professionisti e le persone che utilizzano le e-mail, è quella di eliminare i messaggi non potendone più usufruire successivamente. Tutto ciò è normale ed è vero, ma in principio è sufficiente fare una selezione delle e-mail necessarie e di quelle che non lo sono in modo da tenere la casella di posta pulita.

Altri articoli per gli Studi Legali

Multe per il GDPR: Italia la più multata nel 2020
Sicurezza informatica Studi Legali

Multe per il GDPR: Italia la più multata nel 2020

Il GDPR e le sue linee guida devono essere rispettati da tutte le realtà professionali per evitare di creare gravi problemi legati alla privacy. Ma

Trasforma il tuo
Studio Legale

Iscriviti alla nostra newsletter Ricevi Gratuitamente Suggerimenti, Corsi E Offerte Per Il Tuo Studio Legale​

Cliccando su "Iscriviti", acconsenti al trattamento dei tuoi dati personali per essere contattato e dichiari di aver letto la nostra informativa sulla privacy.

Ricevi guide, applicazioni, ebook e corsi gratuiti per migliorare la produttività nel tuo Studio Legale

Cliccando su "Ricevi tutto", acconsenti al trattamento dei tuoi dati personali per essere contattato e dichiari di aver letto la nostra informativa sulla privacy.

small_c_popup.png

Compila il form per una consulenza Gratuita

In 10 secondi

Cliccando su "Invia", acconsenti al trattamento dei tuoi dati personali per essere contattato e dichiari di aver letto la nostra informativa sulla privacy.

Questo sito utilizza i cookie per assicurarti un servizio più reattivo e personalizzato