Strumenti di produttività per avvocati: Microsoft 365 o G Suite?

Strumenti di produttività per avvocati: Microsoft 365 o G Suite?

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Suite, bundle, pacchetti…si sa che i giusti strumenti di produttività per avvocati permettono di aumentare la produttività e la crescita dello Studio Legale, ma quali sono i migliori?

I due più grandi strumenti di produttività per avvocati che possono essere usati in uno Studio Legale sono Microsoft 365, precedentemente conosciuto come Office 365, e G Suite. A prima bista questi strumenti di produttività per avvocati possono sembrare molto simili, e in un certo modo lo sono. In ogni caso, bisogna considerare le loro differenze principali per poi decidere quale utilizzare nello Studio Legale. Vediamoli insieme in questo articolo!

Cos’è incluso in questi strumenti di produttività per avvocati?

Microsoft 365

Microsoft 365 è principalmente la suite che racchiude la maggior parte delle applicazioni che si conoscono come Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Esse sono disponibili sia in versione web che desktop per chi le utilizza ancora per accedere a copie in locale dei documenti.

Nel caso in cui ci sia il bisogno di fare video-call e comunicare in tempo reale all’interno dello Studio Legale, i professionisti possono utilizzare Microsoft Teams, strumento di produttività per avvocati molto utile anche per fare udienze in questo periodo di Smart Working. Questo strumento è molto user-friendly e consente ad un massimo di 250 persone di partecipare alle chiamate.

In questa suite è inclusa inoltre la piattaforma SharePoint, l’applicazione di collaborazione definitiva. Essa offre un ambiente sicuro per i professionisti che si trovano a lavorare allo stesso documento e che devono archiviare e condividere file di lavoro.

G Suite

L’autorità del brand di Google è indiscussa. La loro comunicazione e le soluzioni di gestione dei dati includono applicazioni popolari come Gmail, Calendar, Docs, Sheets e Slides. Quasi sicuramente molti professionisti hanno già familiarità con molti di questi strumenti di produttività per avvocati.

Le video-call possono essere fatte tramite Hangouts, in cui il numero massimo di partecipanti è molto basso (25), ma l’esperienza generale è molto facile.

Per quanto riguarda l’archiviazione, lo strumento ideale è Google Drive. Ampiamente considerato il punto di riferimento delle soluzioni di archiviazione cloud, esso offre una sicurezza dei dati superiore.

Mantenere i dati al sicuro

Microsoft 365

Questo strumento di produttività per avvocati è conforme a buona parte degli standard come ISO27001, ISO27018, SSA2 16…. Inoltre, ci sono crittografie a livello di server.

Le funzioni di sicurezza non finiscono qui, infatti l’autenticazione a due fattori permette di avere un livello di sicurezza aggiuntivo.

G Suite

Oltre ad essere conforme alla normativa HIPAA, G Suite vanta anche l’adesione alle certificazioni SO 27001, ISO 27018, EY Point…ed è anche disponibile l’autenticazione a due fattori.

Nel caso in cui i tentativi di SPAM e phishing facciano impazzire gli avvocati, ci sono buone notizie: G Suite offre una protezione speciale per garantire che questi problemi diventeranno presto solo un lontano ricordo.

Quanto costano questi strumenti di produttività per avvocati?

Microsoft 365

Microsoft 365 ha diverse opzioni che si adattano ai diversi budget di ogni Studio Legale. Business Essentials, Business e Business Premium sono i piani dedicati alle realtà lavorative con più di 300 persone. La differenza tra i piani Business Essentials e Business risiede principalmente nel fatto che il piano include anche le versioni desktop delle applicazioni.

G Suite

Ci sono principalmente tre piani tra cui scegliere: Basic, Business e Enterprise. Tutti includono gli strumenti di comunicazione essenziali ma il piano Basic ha dei limiti di archiviazione. Il piano Enterprise, invece, include funzionalità molto comode come la prevenzione di perdita di dati per Gmail e Google Drive.

Qual è lo strumento di produttività per avvocati che fa per te?

Quando si tratta di produttività e razionalizzazione, sia Microsoft 365 che G Suite sono valide opzioni, ma facciamo un veloce riassunto dei due strumenti di produttività per avvocati.

Microsoft 365 è ideale se…

  • Lo Studio Legale è formato da più di 5 avvocati;
  • Si lavora in uno Studio Legale più convenzionale che preferisce metodi collaudati di gestione della produttività;
  • Si usano o sono state usate le applicazioni di Microsoft Office;
  • Si ha a disposizione una buona infrastruttura IT.

G Suite è ideale se…

  • Lo Studio Legale è composto da 1-3 avvocati;
  • Si vogliono creare indirizzi e-mail di gruppo;
  • Si vogliono usare e-mail firmate con Gmail di Google;
  • C’è il bisogno di avere tanto spazio di archiviazione, da 30 GB (piano Basic) a quantità illimitate (piani Business e Enterprise).

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