Microsoft Teams per avvocati è una piattaforma di comunicazione unificata offerta da Microsoft per aiutare i professionisti a collaborare e comunicare in modi diversi. Microsoft Teams, come altri programmi di produttività come Office Lens, offre un intelligente modo di comunicare tramite chat, e-mail, riunioni video, archivi di file e integrazioni di applicazioni. In questo modo i membri del team potranno rimanere in contatto in qualunque momento, il tutto usando Microsoft Teams per avvocati.

Detto questo, una delle più comuni forme di comunicazione tra i colleghi professionisti è ancora il tradizionale telefono. Infatti, le classiche chiamate sono ancora necessarie soprattutto nel caso in cui sia necessario discutere di informazioni sensibili e personali con i clienti dello Studio Legale.

Dato che la maggior parte delle comunicazioni in uno Studio Legale avvengono telefonicamente, Teams può anche integrare i sistemi Voice over IP (VoIP), che rendono la vita lavorativa molto più semplice.

Questa piattaforma di produttività ora può anche connettere i sistemi telefonici PBX, il che significa che ogni professionista può comporre e ricevere chiamate interne ed esterne con chiunque in ogni momento e ovunque si trovi.

Benefici di fare chiamate con Microsoft Teams per avvocati

Integrando il sistema telefonico con Microsoft Teams ci saranno diversi benefici per lo Studio Legale. Eccone alcuni:

• Comunicazioni semplificate e collaborazione in un’unica finestra di lavoro;
• Costi minori;
• Ambiente di lavoro ideale per i professionisti in Smart Working;
• Flessibilità per scegliere il set di funzionalità necessarie per l’avvocato.

Tutto ciò avviene all’interno di Microsoft Teams per avvocati, sia che esso sia su laptop, desktop, telefono o tablet, e può essere usato con qualsiasi barra di collaborazione o telefono fisso compatibile con l’auricolare di Teams.

Ma come si impostano i servizi di chiamata in Teams? Vediamolo insieme.

Le chiamate in Microsoft Teams sono disponibili come componente aggiuntivo al piano di Microsoft 365. Nel momento in cui si entra in Microsoft Teams si può accedere al servizio telefonico in uno dei seguenti modi:

• Utilizzare il routing diretto per sfruttare il motore di telefonia desiderato e collegarlo all’ambiente Microsoft;
• Abilitare i sistemi telefonici e i piani di chiamata con Microsoft.

Quando si tratta di sfruttare al meglio le chiamate in Microsoft Teams per avvocati, è possibile che essi debbano affrontare alcune sfide. Tenendo questo a mente, ci sono molte cose che gli avvocati devono prendere in considerazione nel momento in cui integrano le chiamate in Teams.

4 cose da considerare quando si integrano le chiamate in Microsoft Teams per avvocati

• VoIP con l’attuale sistema telefonico

Una cosa a cui bisogna pensare quando si tratta di VoIP è cosa potrebbe succedere quando un professionista non ha accesso al proprio telefono desktop. È possibile, in questo caso, creare un ponte tra il sistema telefonico PBX e Microsoft Teams per avvocati.

• Quali telefoni si dovrebbero usare

Con le integrazioni di chiamata in Microsoft Teams per avvocati, nella maggior parte dei casi, si possono usare i telefoni già esistenti nello Studio Legale. Questo significa che non ci saranno costi accessori in termini di cambiamento dell’attrezzatura. Se lo Studio ha già dei telefoni è facile accogliere questo cambiamento. In particolare, ci sono due modi in cui si può fare:

• Aggiungere hardware certificati Microsoft Teams (telefoni, barre di collaborazione, auricolari…)

• Usare l’hardware esistente con il supporto di Nekte.

• Lavorare da remoto

Ci sono momenti in cui ci si renderà conto dell’estremo bisogno di comunicazioni remote efficaci. La pandemia di Covid-19 che ha colpito tutti noi è un esempio lampante di questo tipo di situazione. Con così tanti professionisti e persone che lavorano da casa, lo sviluppo di strumenti di comunicazione e collaborazione diventa un aspetto critico per gli Studi Legali. Per questa ragione è necessario tenere in considerazione alcuni elementi:

• La qualità della connessione di rete è importante. Idealmente dovrebbe essere ad alta velocità, con bassa latenza e quindi con perdita di pacchetti minima o nulla. Si deve eseguire uno sviluppo software e testare le chiamate per verificare che funzioni tutto.
• Assicurarsi che ci si possa riconnettere in remoto al sistema telefonico.

• Video chiamate locali

L’uso di teleconferenze, in un momento così delicato ed emergenziale, è ancora più importante dato che è sempre più necessario tenere riunioni di gruppo. Questo è possibile purchè lo Studio Legale abbia a disposizione il componente aggiuntivo nelle licenze per fare conferenze (che è incluso in tutti i piani di Microsoft 365 Business Voice).  

Tutto questo fornirà allo Studio Legale un numero regionale (disponibile in diverse nazioni) che gli avvocati possono usare per connettersi alla chiamata.