All’inizio della propria attività legale la tecnologia e il cloud nello Studio Legale erano argomenti molto lontani dal pensiero comune. Ora, nel 2020, a maggior ragione dopo il cambiamento dovuto dalla pandemia che ha colpito tutto il mondo, il cloud nello Studio Legale è una tecnologia che sta prendendo sempre più piede nelle realtà professionali.
Esso permette agli avvocati di fare ricerche migliori all’interno delle pratiche e delle attività svolte, di gestire al meglio il lavoro svolto dai professionisti e di mantenere tutta la macchina professionale aggiornata, anche lavorando da casa.
Oltre ad un effettivo beneficio individuato nella gestione delle attività degli avvocati, il cloud nello Studio Legale e tutte le tecnologie ad esso associato permettono di migliorare tutte le operazioni quotidiane e di conseguenza la soddisfazione finale del cliente. E non è una questione banale!
Per tutti questi motivi appena citati, il primo passo per inserire il cloud nello Studio Legale è quello di implementare un software gestionale in cloud che può essere personalizzato, come Quantum, in base alle singole esigenze e bisogni dello Studio e dei professionisti. Questo consentirà di tenere traccia dei risultati finali derivanti dalle attività degli avvocati, di gestire flussi di lavoro e creare quindi processi più efficienti.
In ogni caso, le nuove tecnologie, tra cui il cloud nello Studio Legale, sono validi strumenti in grado di migliorare lo svolgimento delle attività legali e per questo è fondamentale capire quali sono i modi principali per usarle e automatizzare operazioni giornaliere.
Scegli l’automazione grazie al cloud nello Studio Legale
Uno dei consigli migliori per iniziare il proprio viaggio di digitalizzazione dello Studio Legale è quello di inserire il cloud nello Studio Legale e automatizzare i flussi di lavoro. Per iniziare, è importante fare una lista di tutte quelle attività che ormai sono ripetitive e che si possono rendere automatiche per migliorare sia il loro svolgimento che l’organizzazione del tempo degli avvocati.
Una volta identificati quei processi che hanno un livello di ripetizione elevato si devono cercare quelle piattaforme e strumenti in grado di automatizzare i processi e risparmiare sia tempo che soldi.
Ad esempio, si può notare che si spendono molto tempo e denaro in un compito semplice e ripetitivo come rispondere al telefono. Una volta identificato questo come un flusso di lavoro che trarrebbe vantaggio dall’automazione, bisogna mettersi al lavoro con un team di sviluppo per creare un sistema di instradamento delle chiamate intelligente per il proprio Studio Legale.
Questo sistema di instradamento delle chiamate aiuta a dare la priorità alle chiamate e ad avere le persone al telefono con le quali si deve parlare il più rapidamente possibile, il tutto eliminando la necessità di un touchpoint di amministrazione aggiuntivo. In questo modo se un cliente abituale chiama lo Studio, il sistema di instradamento delle chiamate intelligente riconoscerà il numero e la chiamata verrà automaticamente indirizzata al contatto appropriato in modo che i clienti possano mettersi in contatto con i loro team legali con un tempo di attesa minimo o nullo. D’altra parte, se un potenziale nuovo cliente richiede una consulenza e il suo numero non è nel sistema, la chiamata andrà direttamente al team di assunzione che inizierà il processo di consultazione.
Questo è solo un esempio di implementazione del cloud nello Studio Legale che rappresenta un valido aiuto per gli avvocati. Vediamo altri consigli per digitalizzare lo Studio Legale.
Investire in soluzioni personalizzate
Quando si tratta della gestione di flussi di lavoro di alto livello, è necessario investire molto nell’uso di piattaforme personalizzate che lavorano in cloud e soddisfano le esigenze dello Studio Legale al 100%.
Ogni realtà professionale, infatti, ha bisogni e modi di lavorare diversi e proprio per questo motivo è fondamentale avere al proprio fianco un partner valido, come Nekte, in grado di proporre allo Studio una soluzione gestionale creata su misura e integrata con tutti gli strumenti utilizzati dagli avvocati.
In questo modo si avrà a disposizione tutto il necessario per lavorare in modo integrato, aggiornato e soprattutto sicuro grazie all’introduzione del cloud nello Studio Legale. Soprattutto in un momento così delicato come quello che stiamo vivendo, il cloud è una soluzione definitiva e molto utile per lavorare in ogni momento da casa avendo tutte le pratiche e le informazioni a disposizione e aggiornate.
Digitalizzare la gestione delle attività
La gestione delle attività dovrebbe diventare uno degli obiettivi principali da gestire con la piattaforma gestionale dello Studio. Basta davvero poco, infatti, per perdere gli aggiornamenti legati ad un determinato caso e delle relative pratiche. Per evitare ciò è fondamentale avere a disposizione una tecnologia efficace che usufruisce del cloud nello Studio Legale e semplifica la gestione complessiva delle attività e della loro valutazione.
I professionisti e gli avvocati devono tenere il passo con più casi aperti in varie fasi del contenzioso in un dato momento, quindi è sempre necessario tenere traccia delle scadenze e dare la priorità a un elenco infinito di cose da fare. Una delle migliori soluzioni che possono soddisfare queste necessità è Quantum che, grazie all’integrazione con la piattaforma Outlook, permette di sincronizzare l’agenda creata nel software con il calendario personale dell’avvocato in Outlook.
Alla luce di tutto ciò è fondamentale per gli Studi Legali che vogliono modernizzarsi e inserire il cloud nello Studio Legale, non avere paura di scoprire e usare nuove tecnologie. Anche se all’inizio di questo viaggio di digitalizzazione i costi possono essere elevati ma è un sicuro investimento per il futuro dello Studio Legale.
Unendo la tecnologia, l’automazione e gli strumenti di Microsoft 365 per la produttività, lo Studio avrà una marcia in più in questo periodo difficile per gestire al meglio le attività e soddisfare nel minor tempo possibile le esigenze dei propri clienti.
