La tecnologia cloud per avvocati ha preso definitivamente piede e sempre più Studi Legali hanno deciso di adottare questo tipo di tecnologia per la gestione della propria realtà legale.
Il problema adesso è quello di capire e sapere tutto sul mondo dei software in cloud per avvocati e di questa tecnologia innovativa.
Bisogna infatti analizzare e capire alcuni aspetti dei sistemi cloud per avvocati perché è in gioco il lavoro molto delicato dei professionisti e non ci si può permettere di tralasciare nessun aspetto tecnico e giuridico.
Infatti, se si è alla ricerca di un software in cloud per avvocati lo si sta facendo anche per poter salvare documenti, e-mail e documenti automaticamente, oltre alla possibilità di organizzare e gestire più semplicemente le attività di studio.
Per quanto riguarda il cloud per avvocati bisogna ragionare sul fatto che non è un semplice cloud in quanto, il professionista ha l’obbligo di gestire e proteggere i dati che verranno poi salvati in cloud. In questo modo potrà dare ai propri clienti certezze e garanzie chiare e sicure.
Cos’è il cloud per avvocati?
Il Cloud per Avvocati è una cosa seria, e non bisogna credere che tutto si riduca all’affermazione secondo la quale con il cloud si è al sicuro da qualsiasi minaccia, che sia un virus, un blackout o un furto di dati.
Ma nel pratico, perché il cloud per avvocati deve essere diverso dal cloud generico?
In modo molto sintetico, il cloud computing è una tecnologia che prevede l’erogazione di servizi da parte di un provider, e include software e hardware messi a disposizione dell’utente.
In pratica, il fornitore offre un sistema a 360° che include i servizi (il software) e lo spazio di archiviazione (l’hardware), tramite la sottoscrizione di un abbonamento.
Il Cloud Storage invece non è altro che uno spazio di memoria condiviso tra il provider e l’utente finale, ed è proprio quello che con molta probabilità si usa per archiviare documenti dei clienti, nella maggior parte dei casi.
Quale può essere quindi la tecnologia migliore da adottare per avere un sistema di cloud per avvocati efficace e sicuro?
Non può esserci competizione tra questi sistemi perché sono due cose completamente diverse! Un conto è scegliere il gestionale in cloud per avvocati e un conto è un sistema di archiviazione documentale come il Cloud Storage.
La domanda più importante che uno studio legale deve porsi, quando si parla di cloud per avvocati, è dove vengono salvati i dati sensibili.
Bisogna sapere esattamente dove vengono salvati i dati sensibili e questa informazione è difficile da ottenere da un Cloud generico, mentre un vero gestionale per avvocati in cloud può dare queste informazioni, perché gli esperti conoscono il settore e i vincoli che i professionisti devono rispettare.
Ci sono almeno 4 domande a cui bisogna saper rispondere per decidere se il servizio scelto è davvero un cloud per avvocati:
- chi gestisce questi dati?
- come vengono trattati i dati salvati?
- dove vengono salvati i dati?
- rispetta la normativa privacy?
A queste domande bisogna saper rispondere, altrimenti si ha un problema!
Ma chi ha accesso ai dati sensibili nel cloud per avvocati?
Un aspetto importante che riguarda i programmi in Cloud è sapere se il fornitore di software ha accesso ai dati salvati in Cloud (per esempio per predisporre fatture eccetera…) perché in questo caso è fondamentale indicarlo tra i fornitori. Bisogna quindi affidarsi ad un fornitore di cloud per avvocati che rispetti il GDPR e la conseguente gestione dei dati sensibili dello studio legale.
Parlando di lavoro in mobilità c’è anche da fare un altro ragionamento, ovvero che un vero software in Cloud per Avvocati deve offrire l’esperienza dell’applicazione desktop anche da dispositivi mobili, e non rimandare l’utente ad altre applicazioni.
Ad esempio, un software che salva i dati su server diversi da quello in cui è installato non avrà mai un’applicazione completa. Dovrà sempre e comunque rimandare l’utente da un’altra parte, spesso all’interno dell’App del fornitore di Cloud.
