Il lavoro intelligente ha rappresentato la soluzione migliore per molte professioni come gli avvocati, ma qual è il modo migliore per fare Smart Working con Microsoft Teams?
La situazione che abbiamo affrontato i mesi scorsi è stata molto delicata e nuova al tempo stesso, sia a livello umano che professionale. Soprattutto sul lato professionale, questa emergenza sanitaria ha cambiato molti scenari lavorativi mettendo i professionisti di fronte a nuove necessità. Ad esempio, gli avvocati hanno dovuto imparare a lavorare in Smart Working scoprendo nuove piattaforme di collaborazione come Microsoft Teams.
Anche se questo nuovo modo di lavorare ha rappresentato una grande sfida per i professionisti, che si sono trovati di fronte a nuove tecnologie e strumenti, ha al contempo migliorato la collaborazione interna e la produttività. Infatti, strumenti di collaborazione come Microsoft Teams, in pochi anni dalla loro nascita, hanno migliorato il modo di lavorare da remoto dei professionisti offrendo una piattaforma integrata e costantemente aggiornata. Grazie al suo funzionamento in cloud, lavorare in Smart Working con Microsoft Teams sarà molto più semplice avendo a disposizione tutto il materiale di Studio in mobilità e potendo essere raggiungibile dai propri colleghi professionisti in qualsiasi momento.
Indipendentemente dall’emergenza sanitaria, l’innovazione digitale che ha colpito anche gli Studi Legali, ha fatto nascere nuove esigenze che piattaforme come Microsoft Teams possono risolvere con facilità. Grazie ad esso possono essere risolti molti problemi che hanno sempre colpito le realtà professionali e aziendali. Ad esempio, oltre il 41% dei lavoratori si dimentica di passare delle informazioni ai colleghi causando ripercussioni sulla qualità del lavoro svolto.
Cos’è Microsoft Teams ?
Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione costantemente in aggiornamento, basato sulla funzionalità che permette di creare dei team che hanno la possibilità di lavorare insieme e condividere le informazioni attraverso uno spazio comune. Essa è un’applicazione che può essere utilizzata anche su qualsiasi tipo di dispositivo, da mobile a desktop. Una delle sue funzionalità più interessanti e apprezzate dagli avvocati è rappresentata dalla condivisione tra documenti, chat personale, chat di gruppo e dall’integrazione con molti altre piattaforme come la soluzione Microsoft 365 per gli Studi Legali, SharePoint, Exchange e Yammer.
Come fare Smart Working con Microsoft Teams?
Le realtà professionali che stanno affrontando questa situazione di emergenza hanno bisogno di molte funzionalità che favoriscano la collaborazione tra i colleghi da remoto al fine di mantenere alto il livello di produttività. Microsoft Teams offre principalmente 5 funzionalità che soddisfano questo bisogno degli avvocati:
- Canali: possibilità di lavorare all’interno di un Team, creato da zero o a cui si prende parte. All’interno del team sarà possibile condividere file, organizzare riunioni o comunicare in tempo reale.
- Attività: funzionalità che consente di leggere tutti i messaggi/risposte in cui il singolo professionista è stato menzionato tramite il simbolo @.
- Chiamate: se viene effettuata la sincronizzazione, sarà possibile effettuare chiamate verso chiunque, anche verso chi non utilizza Microsoft Teams.
- Riunioni: probabilmente è la funzionalità migliore per fare Smart Working con Microsoft Teams. Creare riunioni con i colleghi è infatti molto semplice: a partire da un calendario interno a Teams è possibile consultare i propri impegni e organizzare di conseguenza riunioni immediate, programmate o eventi live (anche pubblici e quindi esterni allo Studio Legale).
- Conference call: questa funzionalità permette di organizzare delle videoconferenze web, audio o video con qualunque persona, sia interna che esterna a Microsoft Teams.
I vantaggi di fare Smart Working con Microsoft Teams
- inserire all’interno di un’unica interfaccia tutti gli strumenti utili a migliorare la produttività dello Studio Legale (chat, calendario, gruppi, riunioni online e chiamate);
- condividere in tempo reale e in modo sicuro informazioni e dati sensibili;
- integrare la piattaforma di Microsoft Teams con altri dispositivi aziendali;
- trovare le informazioni necessarie in modo rapido e semplice, grazie ai chat bot;
- avere a disposizione tutto il materiale di lavoro su tutti i dispositivi fissi e mobili;
- organizzare udienze di lavoro anche con persone che si trovano lontano, soprattutto in una situazione di emergenza;
- possibilità di modificare i file presenti sul cloud, da parte di tutti i professionisti.
Per vedere in modo più approfondito tutti questi contenuti, è possibile vedere la registrazione del webinar organizzato da Nekte dedicato all’uso di Microsoft Teams per gli Studi Legali.
