In Smart Working è diventata un’incognita capire come svolgere le attività di prima degli avvocati, in particolare come fare le udienze con Microsoft Teams.

Ma cos’è Microsoft Teams? Come in molti ormai sapranno è la piattaforma principale di collaborazione che si integra perfettamente sia con i software gestionali dello Studio che con gli altri programmi di produttività come Microsoft 365 per gli Studi Legali.

Tutte queste integrazioni native, anche con il nuovo gestionale per gli Studi Legali Quantum, offrono agli avvocati e ai professionisti un ambiente di lavoro completo, innovativo e completamente adattabile a qualunque tipo di dispositivo in uso.

Microsoft Teams è stato lanciato nel 2016 e piano piano sta raggiungendo numeri sempre più grandi. Ad oggi viene utilizzato da più di 329.000 organizzazioni a livello globale, un numero in costante aumento sia per il valore aggiunto che offre che per l’incremento del suo utilizzo causato da questa situazione di emergenza.

Con Teams i professionisti potranno comunicare tra di loro internamente ma anche con persone esterne all’organizzazione, grazie anche all’integrazione con numerosi programmi Microsoft, come Dynamics 365 Business Central, e servizi creati da terze parti.

In particolare, con Microsoft Teams gli Studi Legali hanno la possibilità di incrementare la loro produttività al fine di svolgere attività e prendere decisioni importanti in breve tempo anche da remoto. Oltre alle classiche attività che vengono normalmente svolte dagli avvocati, ora rientrano in esse anche le udienze che per forza di cose non possono più essere svolte in presenza, chissà purtroppo ancora per quanto.

Una soluzione a questo problema è ovviamente proposta da questa piattaforma di collaborazione che permette di organizzare le udienze con Microsoft Teams in totale autonomia e semplicità.

Come si organizzano le udienze con Microsoft Teams?

Nella piattaforma del colosso informatico di Redmond esistono due principali tipi di eventi che si possono creare per incontrare i colleghi o i clienti in remoto: le riunioni e gli eventi live.

Un elemento fondamentale e imprescindibile per effettuare entrambi questi incontri è ovviamente la presenza di un’ottima connessione internet. Altra cosa molto importante da sapere è che chiunque può partecipare ad una riunione o ad un evento live organizzato da un avvocato in quanto sarà necessario solamente cliccare sul tasto “Partecipa” dopo aver ricevuto l’invito. Ma vediamo nello specifico quali sono le principali differenze.

Riunioni

La principale differenza tra una riunione e un evento live, che possono rappresentare il nuovo modo di fare udienze con Microsoft Teams, è che possono essere sia programmate che istantanee. Infatti, per crearle basterà posizionarsi sul calendario interno a Microsoft Teams, selezionare il giorno e l’ora definiti e cliccare su “Nuova Riunione”.

Successivamente, l’avvocato potrà definire i partecipanti a cui inviare l’invito, perfezionare l’orario, indicare la sua eventuale ripetizione nel tempo e altri dettagli come il canale in cui essa avrà luogo ed eventuali note.

Nel momento in cui verrà creato questo tipo di riunione, Teams invierà in automatico un reminder a tutti i partecipanti chiedendo loro la conferma di partecipazione in modo da semplificare l’organizzazione generale.

Nel caso in cui invece l’udienza con Microsoft Teams debba essere immediata e richieda una riunione immediata, l’iter di creazione è molto simile. Basterà cliccare su “Riunione immediata” in alto a destra della schermata del calendario per creare appunto un incontro istantaneo.

Dopo aver cliccato su “Partecipa ora” si potranno aggiungere i vari partecipanti inserendo i loro indirizzi e-mail nell’apposito spazio.

In particolare, per quanto riguarda le impostazioni delle riunioni programmate, l’avvocato potrà successivamente modificare le opzioni relative alla sala di attesa, ai ruoli da attribuire ai partecipanti e ad altre funzionalità. Mentre, nelle riunioni immediate basterà accedere a “Gestisci Autorizzazioni” per accedere allo stesso pannello di modifica.

Eventi live

La creazione per gli eventi live è molto analoga a quella per le riunioni, la cosa principale che cambia è che gli organizzatori di questi eventi possono trasmettere video e presentazioni verso grandi gruppi di utenti online. In questo tipo di evento, l’organizzatore avrà la possibilità di attribuire un ruolo e le relative attività ad ogni partecipante che inserirà nell’evento live, produttore, organizzatore o relatore.

Successivamente sarà necessario definire a quale pubblico questo evento live è destinato: solo a specifiche persone/gruppi, interno alla realtà professionale o pubblico.

Infine, l’avvocato si troverà a definire le ultime specifiche dell’evento live riguardanti la possibilità di registrare l’evento per renderlo successivamente disponibile ai partecipanti, i sottotitoli (se presenti) e se si vuole lasciare spazio a domande e risposte nell’apposita chat istantanea.

Nel momento in cui viene creato l’evento live, Microsoft Teams crea in automatico il link diretto che può essere condiviso a chiunque abbia bisogno di partecipare all’udienza con Microsoft Teams, oltre ai relatori, produttori e organizzatori.

Per scoprire le altre numerose funzionalità di questa piattaforma di collaborazione, è possibile vedere la registrazione del Webinar di Nekte dedicato appunto all’utilizzo di Microsoft Teams per gli Studi Legali.