I software gestionali per lo Studio Legale si stanno via via diffondendo sempre di più. È quindi essenziale capire come inserire al meglio il gestionale nello Studio Legale seguendo questi 5 semplici suggerimenti. La storia ci dice che i primi prodotti per l’organizzazione gestionale dello studio legale sono stati introdotti sul mercato negli anni ’80, prima dell’avvento del cloud computing. Molti sono stati costruiti su database e piattaforme software che hanno raggiunto la fine della loro utilità e devono lasciare il posto al cloud per le realtà legali.
Se il tuo Studio usasse ancora dei sistemi obsoleti per la gestione delle attività di Studio potresti trovare a dover affrontare un cambiamento doloroso nel momento in cui il provider del servizio terminerà di fornire il supporto. Una soluzione a tutto questo è l’implementazione di un gestionale nello Studio Legale che sia in grado di soddisfare tutte le nuove esigenze tecnologiche e informatiche degli avvocati e dei professionisti.
Sebbene ci siano molti vantaggi intrinsechi all’uso di un gestionale nello Studio Legale e un valido supporto fornito da provider di questo servizio, come Nekte, è fondamentale tenere in considerazione un aspetto critico legato alla migrazione dei dati. Infatti, anche uno Studio Legale deve essere in grado di acquisire ed analizzare i dati nel migliore dei modi con il fine di calibrare lo svolgimento delle attività.
Su questo delicato argomento, Nekte ha in programma un webinar dedicato al controllo di gestione e della redditività delle pratiche utilizzando il gestionale di Studio Legale Quantum e la Power BI.
Quando si decide di usare un nuovo gestionale nello Studio Legale è importante prendere in considerazione l’applicazione, le caratteristiche, la funzionalità e il suo supporto. La fase di valutazione dovrebbe includere anche discussioni sulla fase di migrazione dei dati: spostamento dei dati dal sistema precedente al nuovo software. Oltre al controllo sulla migrazione dei dati, un altro passo importante per inserire al meglio il gestionale nello Studio Legale è quello di far accettare questo cambiamento agli avvocati semplificando al massimo la sua adozione. In particolare, effettuando una migrazione dati completa ed accurata.
Vediamo di seguito sette suggerimenti per ridurre al minimo le interruzioni e mantenere la qualità dei dati nella transizione a un nuovo sistema gestionale nello Studio Legale.
I suggerimenti per l’uso del gestionale nello Studio Legale
Conoscere i propri dati
La maggior parte delle realtà legali utilizza più applicazioni per gestire le attività sia interne che dei clienti. Si supponga di avere dati che derivano da più origini diverse che dovranno essere spostate nel nuovo sistema. Innanzitutto, bisogna creare un inventario completo di tutte le risorse di dati e delle applicazioni associate. Questo elenco dei dati può includere, ad esempio, contatti del cliente, archivi, documenti, cartelle di posta elettronica, calendari, elementi del flusso di lavoro, attività ed eventi. I dati finanziari possono infine includere record di tempo fatturabili, fatture, conti fiduciari, etc.
Se è possibile, si dovrebbe anche creare un team di progetto dedicato all’inserimento del gestionale nello Studio Legale che include utenti esperti del sistema esistente.
In questo modo, gli esperti tecnici del team di implementazione possono aiutare a determinare quali sforzi di migrazione dei dati saranno necessari nel momento in cui viene scelto l’uso di un nuovo gestionale di Studio Legale. Ogni progetto varierà, a seconda della piattaforma originale, delle fonti di dati aggiuntive e del formato nella nuova piattaforma.
Creare una sequenza temporale
Una volta effettuata la selezione di un nuovo sistema gestionale per lo Studio Legale, il team di lavoro deve definire il tempo necessario per scegliere ed inserire la soluzione al meglio.
Il provider di servizi, come Nekte, dovrebbe consigliare una sequenza raccomandata di eventi e risorse professionali necessarie per l’implementazione in base alla sua esperienza nel fare progetti di migrazione. Da queste discussioni tutto il team di lavoro avrà una data di riferimento per andare in go-live.
Coinvolgere le parti interessate e formarsi
Una volta effettuata la selezione finale, lo Studio Legale deve organizzare una dimostrazione del sistema a un gruppo più ampio di utenti. Comunicare frequentemente le tempistiche e i progressi del progetto, almeno settimanalmente, crea un ottimo clima interno per iniziare ad usare il gestionale nello Studio Legale nel migliore dei modi.
Pulire il set di dati di migrazione
Trasferirsi in un nuovo sistema gestionale dello Studio Legale non è diverso dal traslocare in una nuova casa fresca: non si può portare con sé tutto. In questa fase importante, il team di supporto per il nuovo sistema software dovrebbe collaborare con gli utenti chiave per identificare ed eliminare i dati esistenti per prepararsi a un’implementazione chiara.
Proteggere i dati in ogni fase
Anche quando si ha a disposizione un team di professionisti esperti, a volte sorgono problemi inaspettati. È necessario quindi assicurarsi che il team di migrazione abbia messo in atto misure per proteggere i dati da perdite o errori dal momento in cui si cambia software gestionale. In ogni singola attività di uno Studio Legale è necessario rispettare determinati requisiti di sicurezza.
