In uno Studio Legale, a causa delle numerose attività da svolgere ogni giorno, gli avvocati devono essere in grado di gestire anche il grande carico di e-mail che ricevono. Proprio per questo motivo è fondamentale comprendere come usare Microsoft Outlook per avvocati seguendo qualche piccolo consiglio che porterà sicuramente ad un miglior livello di produttività ed efficienza.
Microsoft Outlook per avvocati
Andiamo a vedere insieme quali possono essere i problemi principali che gli avvocati e i professionisti si trovano davanti ogni giorno usando Microsoft Outlook.
Sovraccarico di e-mail
Gli studi indicano che gli avvocati ricevono circa 120 e inviano circa 40 e-mail al giorno. Senza dubbio, la posta elettronica è uno dei più importanti progressi tecnologici di comunicazione degli ultimi 100 anni. Ha cambiato radicalmente il modo in cui comunichiamo con i clienti e facciamo affari. Le principali società e studi legali sono gestiti tramite la comunicazione e-mail anziché la comunicazione faccia a faccia.
Per gli avvocati, le e-mail presentano una vasta gamma di problemi che la maggior parte del mondo degli affari e dei normali consumatori non dovranno mai affrontare. Questi problemi o problemi vanno da considerazioni etiche al sovraccarico di e-mail e alla gestione del tempo. Sebbene non esista una soluzione perfetta, esistono molti metodi per gestire efficacemente la posta elettronica.
Il primo passo è capire i problemi che esistono. Dobbiamo comprendere tutti i problemi che sono legati a Microsoft Outlook per avvocati per poterli risolvere al meglio. Il secondo passaggio consiste nell’isolare ogni problema e affrontarlo, senza dimenticare come ciò potrebbe influire su altri problemi dello Studio Legale. Ad esempio, il controllo dell’e-mail di spam potrebbe impedire di ricevere un’e-mail importante da un client se il filtro antispam rileva inavvertitamente un’e-mail da un client.
Il flusso delle interruzioni
In una giornata lavorativa di otto ore, se riceviamo 100 e-mail, ciò equivale a ricevere un’e-mail ogni 4,8 minuti. Suona familiare? Dovrebbe, perché questo è il mondo in cui vive la maggior parte di noi. Combinalo con messaggi istantanei, telefonate e quelle che io chiamo interruzioni via email, che equivale a un’interruzione ogni 2-3 minuti! Per ovviare a questo problema basta semplicemente silenziare le notifiche dell’arrivo delle e-mail nelle opzioni in Microsoft Outlook per avvocati.
Stai usando Outlook in modo efficace?
Probabilmente no. Sebbene milioni di persone utilizzino Microsoft Outlook per avvocati, la maggior parte non utilizza tutte le sue funzionalità a proprio vantaggio.
Problemi di archiviazione e-mail
Un altro grande problema che può intaccare il lavoro di tutti i giorni di un avvocato con Microsoft Outlook per avvocati è legato al fatto che molti utenti hanno centinaia o migliaia di messaggi non correlati nelle loro caselle di posta. Ciò equivale a creare un disordine confusionario che porta il professionista a perdere la maggior parte delle volte la comunicazione importante di cui ha bisogno.
Limitazioni dello spazio di archiviazione
Se si sta usando Microsoft Outlook per avvocati sul server, può essere sovraccaricato dalla quantità di e-mail e allegati che vengono conservate nella casella di posta e nelle strutture delle cartelle di Outlook. Se invece non viene usato Exchange, tutte queste e-mail (e contatti, appuntamenti e attività) vengono archiviate in un file PST sul disco rigido o sul server. Più grande è il database, più lento sarà il computer. Naturalmente, il database può anche sovraccaricare la capacità di archiviazione.
Uno dei modi migliori per sfruttare i vantaggi e i punti di forza di Microsoft Outlook per avvocati è sicuramente quello di imparare a gestire le e-mail a orari prestabiliti.
Il primo problema che vogliamo affrontare è la riduzione delle interruzioni per essere più concentrati e produttivi. Dopotutto, come si può fare qualcosa con un’interruzione ogni 2-3 minuti?
Alcuni esperti di gestione del tempo suggeriscono di controllare la posta elettronica 2 volte al giorno. Anche se questo può sembrare un buon piano, probabilmente non è realistico. Quando l’e-mail stava diventando popolare, non c’era l’aspettativa che l’e-mail sarebbe stata gestita immediatamente; quindi, 2 volte al giorno probabilmente andava bene. Tuttavia, nell’era di oggi questo è cambiato in una certa misura. Intere realtà legali comunicano via e-mail… è uno stile di vita e il modo in cui tutti comunicano. Controllare la posta due volte al giorno non è sufficiente. 3-5 volte al giorno sia più realistico… più soddisfacente per i mittenti… e altrettanto importante, renderà più facile impedire che la casella di posta diventi fuori controllo.
Un buon modo per gestire questo problema è gestire la posta elettronica alla stessa ora ogni giorno. Ad esempio, in 5 volte al giorno per 10-15 minuti.
