La digitalizzazione dello Studio Legale è ormai un elemento distintivo delle realtà professionali e quindi del modo di lavorare degli avvocati. Molti elementi hanno contribuito a favorire questo cambiamento lavorativo, ad esempio la situazione emergenziale vissuta negli ultimi mesi e il conseguente Smart Working.
Si sa che il solo pensiero di districarsi tra pile di documenti cartacei rischiando di perderne alcuni, è un pensiero preoccupante per gli avvocati. A maggior ragione, favorire la digitalizzazione dello Studio Legale scegliendo un modo di lavorare senza carta sarà impegnativo all’inizio per i professionisti ma sarà portatore di enormi vantaggi successivamente.
Ad esempio, scegliendo di eliminare la maggior parte dei documenti cartacei all’interno dello Studio Legale, gli avvocati potranno andare in tribunale per un’udienza solamente con il PC o con un semplice tablet…il tutto in una valigetta. E questo è solo l’inizio perché questo processo di digitalizzazione dello Studio Legale aprirà molte altre porte all’efficienza lavorativa.
Infatti, scegliere questo nuovo approccio lavorativo porta con sé molti vantaggi:
- Risparmio di tempo:
Il tempo usato per fare lavori d’ufficio dovrebbe contare tanto quanto quello di lavoro con i clienti. Non bisogna dover cercare in centinaia di file per trovare un solo documento. Con questo approccio senza carta invece, gli avvocati avranno a disposizione tutti i documenti di Studio in un unico database di ricerca, come Quantum Document. Il tutto tramite metodi di archiviazione molto semplici.
- Risparmio di soldi:
Il tipico impiegato di uno Studio Legale usa più di 10.000 fogli di carta ogni anno. Dato che il costo medio di una cassa di fogli di carta si aggira intorno ai 30-50 euro, a lungo andare si parlerà di grandi somme da sostenere da parte dello Studio Legale. In combinazione con i costi dei sistemi di archiviazione, etichette e tanto altro, diventa abbastanza semplice per gli avvocati individuare i vantaggi e i risparmi di costi derivanti dalla digitalizzazione dello Studio Legale.
- Migliorare l’esperienza del cliente:
Immagina di salvare nel posto sbagliato un documento importante o addirittura di perderlo mettendoci 15 minuti per trovarlo…questi minuti sono importanti quando si tratta di offrire un’ottima esperienza professionale al cliente. Scegliendo un approccio di lavoro paperless quindi verranno eliminati questi inconvenienti migliorando di conseguenza il modo di lavorare con i clienti.
- Aumentare la sicurezza dello Studio Legale:
Attraverso pratiche di gestione dei documenti elettroniche, sarà semplice limitare l’accesso ai file di Studio, assicurando così che solo gli avvocati con una password possano accedere ad informazioni sensibili dei clienti. In caso di catastrofi naturali o attacchi informatici, tutte queste informazioni e documenti saranno al sicuro grazie ai numerosi back-up che si devono effettuare in cloud.
- Migliorare la produttività:
Diventare uno Studio Legale senza supporti cartacei significa anche iniziare ad utilizzare supporti mobile che consentono di accedere ai file e ai documenti in qualsiasi momento, grazie anche alla piattaforma per gli Studi Legali Microsoft 365.
Come iniziare la digitalizzazione dello Studio Legale
A questo punto non ci sono più scuse per non affrontare questo percorso di digitalizzazione dello Studio Legale e scegliere un approccio senza carta. Ovviamente, è normale dover stampare qualche documento occasionalmente, ma è necessario ormai prediligere l’archiviazione digitale dei documenti e dei file.
Prima di iniziare questo viaggio di digitalizzazione però bisogna aver a disposizione le giuste tecnologie e i giusti strumenti.
Innanzitutto, gli avvocati devono avere a disposizione alcune attrezzature per assicurare che la digitalizzazione dello Studio Legale avvenga nel modo migliore possibile.
- Scanner di documenti:
uno dei pezzi più importanti del flusso di lavoro senza carta è uno scanner di documenti dedicato ai file di Studio. È utile anche avere un’app di scannerizzazione da scaricare sui propri dispositivi mobile per essere sempre produttivi, come Office Lens.
- Monitor del computer extra:
D’ora in poi l’avvocato leggerà i documenti di Studio dal proprio PC. Per rendere il tutto più semplice è consigliato usare un monitor del computer aggiuntivo per poter visionare due schermate di documenti insieme. Altrimenti, si può acquistare un monitor più grosso.
- Tablet:
Sebbene facoltativo, un tablet è molto comodo per leggere un documento. Inoltre, è anche molto comodo da passare ad un cliente o collega avvocato per firmare o revisionare un documento.
- Mangia carta:
Sì, è necessario utilizzare un mangia carta per distruggere i documenti cartacei presenti nello Studio ricevuti dai clienti e dai colleghi.
- Backup fisici:
Se i documenti di Studio scompaiono a causa di una violazione dei dati o di un grave errore di un utente, può succedere, c’è il bisogno di fare un backup. È consigliabile usare un disco rigido esterno per i backup giornalieri e un backup remoto per un backup completo di tutti i file dello Studio.
