Il miglioramento dello Studio Legale in un panorama sempre più competitivo spesso si basa su aggiornamenti tecnologici per aumentare la capacità e il nuovo ruolo dell’avvocato digitale. Questo potrebbe essere un tentativo per aumentare l’efficienza, diminuire i costi e ridurre le attività ripetitive.

L’adozione e l’implementazione di nuove tecnologie, insieme ai cambiamenti operativi associati, non è mai un lavoro facile, soprattutto per un avvocato digitale. Quando il team legale ha poco tempo o è preoccupato dall’adozione di una nuova piattaforma gestionale, può essere difficile coinvolgere tutti.

Ad esempio, il 53% di 700 professionisti legali intervistati nel sondaggio Future Ready 2020 ha affermato che il più grande ostacolo al cambiamento per gli studi legali è la difficoltà di gestione del cambiamento e la resistenza della leadership al cambiamento.

Questa resistenza può avere conseguenze, facendo perdere agli Studi Legali i vantaggi delle nuove tecnologie e del ruolo dell’avvocato digitale.

Per fortuna, ci sono alcune azioni che si possono intraprendere per gestire efficacemente il cambiamento e prepararsi alle nuove tecnologie.

I passaggi per diventare un avvocato digitale

Dipingere un’immagine chiara del “Prima” e del “Dopo”

L’implementazione di una nuova tecnologia a volte può essere un compito arduo. Pertanto, è bene capire il “perché” che si cela dietro al cambiamento. In questo modo, il team di avvocati e professionisti manterrà la motivazione necessaria per trovare, valutare e integrare la nuova piattaforma.

Per scegliere di inserire un nuovo strumento tecnologico nello Studio Legale bisogna necessariamente fare un’analisi completa delle nuove esigenze degli avvocati e capire in che modo soddisfarle. Ormai le nuove tecnologie, tra cui il cloud nello Studio Legale, incarnano la soluzione perfetta per tutte quelle realtà che vogliono sia incrementare la loro produttività che mantenere un ambiente di lavoro organizzato e soprattutto sicuro.

A questo proposito, le soluzioni che possono essere integrate sono svariate, da piattaforme di produttività Microsoft 365 fino ad arrivare a software gestionali in grado di organizzare, gestire ed analizzare tutte le attività svolte nello Studio Legale.

Dopo questa fase di analisi iniziale arriva il momento di far comprendere al team e al nuovo avvocato digitale le ragioni del cambiamento indicando loro i progressi che verranno fatti usando strumenti di ultima generazione. Per far questo è necessario trovare il sostegno di tutti su alcune questioni:

• I problemi che si vuole risolvere: le persone spendono troppo tempo in attività legali ripetitive? Le persone desiderano avere più tempo per incontrare i clienti?
• La portata del cambiamento: quali aspetti del loro lavoro cambieranno? In che modo determinati processi si occuperanno dell’adozione?
• La tempistica di implementazione: quando accadrà? Quando verranno migrati i documenti? Ci sarà un periodo di formazione / inserimento? E se è così, quanto tempo ci vorrà per usare i nuovi strumenti?
• Vantaggi / ROI: quando si vedrà un ROI? Tra un mese o un anno? E come si può agire meglio come avvocato dopo questo cambiamento?

Le cose sconosciute, per definizione, causano paura e preoccupazione. Ma, una volta che tutti possono visualizzare come il cambiamento influenzerà le loro vite, non sembrerà così spaventoso, soprattutto se l’immagine ideale è quella in cui gli avvocati possono passare più tempo a fare ciò che è importante.

Quando il nuovo avvocato digitale si allinea a una visione del futuro, sarà più disponibile e capace di lavorare insieme agli altri professionisti per trasformare il progetto in realtà.

Quando si adotta una nuova tecnologia e si vuole trasformare la figura del professionista facendolo diventare un avvocato digitale, sorgeranno sempre delle preoccupazioni. Le persone chiederanno: “come cambierà il modo in cui faccio una certa attività?” oppure “non abbiamo tempo a sufficienza per imparare un nuovo sistema”.

È questo periodo di tempo in cui l’avvocato digitale inizia a passare mentalmente da un’idea a un cambiamento concreto. E durante quel processo di pensiero critico, verranno in mente delle obiezioni.

Quindi, quando le obiezioni arrivano dal team legale, non bisogna ignorarle. Invece, è necessario accettarle come parte integrante del processo di digitalizzazione. Quindi, per ogni obiezione o problema il processo giusto da fare è quello di gestire le preoccupazioni e le esitazioni dei membri dello Studio Legale prima che inizi qualsiasi processo di integrazione del nuovo sistema gestionale.

Il momento migliore per affrontare eventuali disaccordi è nelle prime fasi del processo. Ciò precluderà la possibilità che i dipendenti insoddisfatti possano potenzialmente far deragliare il successo di un nuovo strumento.

Assemblare un team di implementazione

L’adozione di nuove tecnologie non è un lavoro da una sola persona. Serve un team dedicato per gestire parti separate del cambiamento, dalla valutazione alla formazione.

In generale, più persone potranno usare il software gestionale Quantum, più grande sarà il team di implementazione perché il desiderio sarà quello che i sostenitori della nuova soluzione aiutino a raggiungere e formare il resto dello Studio Legale.

Ecco una composizione efficace di un team di implementazione:

• Proprietario del progetto: di solito la persona che ha guidato il cambiamento. Potrebbe essere un partner, il CEO o un altro membro dello Studio Legale. Questa persona assegnerà altri ruoli.
• Project manager: incaricato di organizzare il processo di implementazione, inclusa l’elaborazione del budget, la definizione dei requisiti tecnologici e la formazione di un elenco di potenziali fornitori.
• Amministratore di sistema: lavora (spesso con l’IT) per supervisionare la configurazione del sistema. Questo dovrebbe essere un individuo esperto di tecnologia poiché alcune impostazioni del software possono risultare complicate.
• Utenti finali: la persona (o le persone) di riferimento che funge da collegamento tra gli utenti finali e il team di implementazione.

La formazione di qualità guida l’adozione da parte degli avvocati

Nessuno vuole usare qualcosa che non comprende appieno. Se al tuo team di avvocati e professionisti non viene insegnato correttamente come fare qualcosa, tornerà a sistemi vecchi e meno efficienti.

Gli Studi Legali, inseguendo la figura dell’avvocato digitale, iniziano ad assumere sempre più nuove tecnologie. Ma, per mantenere l’entusiasmo ad alti livelli e avere dei ritorni economici riguardanti l’investimento, è fondamentale creare un programma di formazione personalizzato efficace, che metta a proprio agio i membri dello Studio interessati nell’uso della nuova piattaforma.

Ecco un paio di suggerimenti per addestrare l’avvocato digitale all’uso del nuovo sistema gestionale.

• Sfruttare gli utenti influenti: coloro che hanno successo più rapidamente possono aiutare coloro che fanno fatica del comprendere e accettare il software gestionale.
• Documentare i processi in una posizione centralizzata: a volte gli avvocati vogliono solo capire cosa fare da soli. Possono farlo facilmente se i processi e le informazioni tecniche sono facilmente individuabili.
• Organizzare sessioni individuali: alcune persone potrebbero non esprimere preoccupazioni o difficoltà in una sessione di gruppo.
• Concentrarsi sulle funzionalità più critiche: è facile essere sopraffatti da tutti le nuove funzionalità del software. Per evitare di perdere il focus, bisogna attenersi inizialmente alle funzionalità più importanti.

Per svolgere nel migliore dei modi questo passaggio di implementazione e integrazione del software nello Studio Legale, un provider di servizi informatici come Nekte è l’alleato migliore. Grazie alla sua professionalità e competenza, infatti, lo Studio Legale avrà a disposizione il supporto migliore per fare questo grande cambiamento.