Con gestione documentale si intende principalmente l’organizzazione dei flussi di materiale all’interno di uno Studio Legale, dalla sua creazione alla conservazione passando infine per la condivisione. Questa attività si può implementare in organizzazioni di natura diversa, ma ancora di più in quelle professionali per diversi motivi che principalmente si identificano in questioni di rispetto della riservatezza, sopratutto quando a collaborare sono avvocati, collaboratori e clienti.

Infatti, la gestione documentale cloud, che sta avendo una crescita importante negli ultimi anni grazie alla continua innovazione tecnologica, consente di avere a disposizione i documenti anche all’esterno del posto di lavoro in piena sicurezza. Oltre a questo, la natura cloud dei software gestionali porta alle realtà professionali un grande risparmio per quanto riguarda l’investimento nelle strutture hardware e nel personale da formare.

Questa nuova necessità di lavorare in un ambiente cloud pur mantenendo un elevato livello di sicurezza, deriva dall’era di digitalizzazione che sta influenzando anche gli Studi Legali. Il periodo di informatizzazione richiede quindi ai professionisti di utilizzare e apprezzare nuovi strumenti e nuove tecnologie.

In questo momento è molto diffuso ed utilizzato un archivio documentale di tipo ibrido, ovvero composto sia da documenti cartacei che digitali. Per uniformare l’archiviazione e renderla di più facile fruizione è necessario implementare all’interno del proprio Studio Legale una soluzione di gestione documentale cloud, integrata con SharePoint, come Quantum Document, che si integra con il gestionale Quantum.

I vantaggi della gestione documentale

Questo software assicura determinati vantaggi che con un archivio cartaceo non si possono avere:

• Riduzione dei costi per le strutture hardware e per il personale da formare;
• Inalterabilità dei documenti e delle informazioni in essi contenute;
• Disponibilità dei documenti in qualsiasi luogo e velocemente utilizzando una semplice connessione ad Internet;
• Maggior sicurezza e riservatezza grazie alla definizione dei livelli di condivisione dei documenti tra i professionisti;
• Riduzione di carta, spazi fisici di archiviazione e conseguente rispetto ambientale;
• Continuità operativa grazie al costante aggiornamento dei file in Microsoft Sharepoint.

In un ambiente in cui i tempi di lavoro diventano sempre più serrati, il volume dei dati aumenta vertiginosamente ed è presente una molteplicità di soggetti e tecnologie, la gestione del database documentale può diventare un problema. Un problema molto comune che può sembrare banale, ma che tocca molte realtà, riguarda la possibile perdita di un documento importante per concludere una pratica legale. Tutto ciò può essere realistico in un’ottica di archiviazione cartacea ma con il software di gestione documentale Quantum Document non è così. Infatti, grazie a back-up costanti e programmati, tutti i file di qualsiasi formato, archiviati in SharePoint non potranno andare persi.

Quindi disporre di un importante patrimonio documentale assume valore per lo Studio Legale quando:

• È possibile effettuare ricerche strutturate e flessibili con risposte in tempi brevi per risolvere di conseguenze le richieste dei propri assistiti;
• È possibile accedervi in totale sicurezza e da qualunque luogo, data la diffusione dello Smart Working;
• È possibile usare strumenti informatici semplici, perché è la tecnologia che deve essere al servizio del professionista e non viceversa.