In questo momento senza precedenti, gli Studi Legali che sono stati riluttanti ad accettare il cloud per gli avvocati, dovrebbero iniziare a prenderlo in seria considerazione.
Coloro che hanno ancora molti dubbi relativi all’etica e alla sicurezza dell’archiviazione dei dati e documenti, non devono preoccuparsi. Più di 20 giurisdizioni americane hanno considerato questi problemi collegati al cloud per avvocati e hanno concluso che i professionisti possono usare questa tecnologia in modo etico per archiviare in modo sicuro documenti e informazioni dei clienti.
In un periodo così delicato è ancora più importante comprendere i 7 motivi principali per cui uno Studio Legale dovrebbe scegliere il cloud post Covid-19.
Queste opinioni sul cloud per avvocati sottolineano il fatto che oltre ad implementare questa tecnologia, i professionisti devono anche assicurare allo stesso tempo accessi sicuri ai dati. Fortunatamente, la maggior parte dei provider di tecnologie cloud offrono funzionalità per aumentare la sicurezza relativa agli accessi, come l’autenticazione a due fattori effettuabile tramite Microsoft Authenticator.
Pensare ancora che un server locale sia più sicuro del cloud è sbagliato, a meno che lo Studio Legale non abbia a disposizione un team di professionisti IT 24h24 e 7 giorni su 7 sempre in guardia contro attacchi informatici e sempre pronti a fare back-up sul proprio server. A meno che non si abbia a disposizione tutto questo, il cloud per avvocati è la soluzione perfetta.
Un esempio perfetto è rappresentato da Microsoft Azure Cloud che offre la crittografia dei dati sia sul server cloud che durante il trasferimento di dati al computer locale dell’avvocato. Microsoft mette inoltre a disposizione un team di 3500 professionisti della sicurezza e spende quasi 1 bilione di dollari per testare e mantenere sempre al sicuro Azure Cloud.
Benvenuto nel cloud per avvocati
Utilizzando gli strumenti che probabilmente uno Studio Legale già utilizza, l’intera realtà professionale può sfruttare il cloud per avvocati per essere produttivi in qualunque momento e posto. Ad esempio, un ottimo strumento che può migliorare la produttività è Microsoft 365 con tutte le sue relative piattaforme.
A differenza dei vecchi prodotti Office, Microsoft 365 è interamente in cloud in modo tale da offrire ai professionisti e agli avvocati di poter accedere ai file di lavoro in qualunque momento, anche se non si è in ufficio. Questa piattaforma cloud per avvocati è un sistema di gestione documenti e note e un ottimo strumento di comunicazione.
- Documenti
Con One Drive, i documenti dello Studio Legale sono archiviati in modo totalmente sicuro in Cloud consentendo agli avvocati di accedervi ovunque. Gli strumenti di collaborazione inclusi in questo strumento cloud per avvocati, consentono sia di modificare simultaneamente un documento che controllare l’ultima versione.
Chiunque all’interno dello Studio Legale potrà lavorare sullo stesso documento indipendentemente da dove si trovi. One Drive consente anche di condividere documenti o cartelle con persone all’esterno dello Studio assicurando sempre la sicurezza dei documenti e un buon livello di collaborazione con i clienti.
- Note
One Note è un’applicazione molto versatile per prendere delle note che può rimpiazzare gli appunti scritti presi durante chiamate, riunioni o tante altre situazioni. Con la sezione integrata e l’organizzazione della pagina, si possono organizzare le note in base all’importanza, argomento…
Dato che One Note è sincronizzato con il cloud per avvocati, chiunque può accedere senza problemi al materiale di lavoro.
- Comunicazioni
Che piaccia o meno, le e-mail non dureranno ancora per molto. La gestione delle e-mail è critica per qualsiasi Studio Legale, ma l’organizzazione della posta è vitale. Si possono ad esempio creare gruppi di Outlook che condividono le cartelle di arrivo di posta con gli avvocati. I gruppi possono essere organizzati in base a importanza dei messaggi, alle pratiche e a gruppi di lavoro in modo da organizzare al meglio le e-mail e i calendari.
- Gestione degli impegni
Microsoft Planner è una piattaforma di gestione che consente di pianificare e organizzare le fasi, attività e impegni di un lavoro specifico. La gestione degli impegni è la chiave per assicurare la coerenza dei processi legali e mantenendo tutte le attività sotto controllo (ognuna ha delle scadenze che vengono ricordate tramite e-mail). Tenendo traccia delle attività assegnate agli avvocati, Planner consente la gestione dei carichi di lavoro e dello stato delle attività per assicurare il corretto funzionamento.
- Applicazioni mobile
Tutte le applicazioni di Microsoft 365 citate in precedenza hanno una versione per i device mobile, sia che essi siano cellulari che tablet. Queste applicazioni permetteranno di lavorare con diversi dispositivi in qualsiasi momento, grazie al cloud per avvocati.
Sebbene queste funzionalità di Microsoft 365 sono pronte all’uso, per massimizzare il loro utilizzo nello Studio Legale, è necessaria una certa organizzazione di base delle varie applicazioni.
Matter 365 si prenderà cura dell’organizzazione delle applicazioni di Microsoft 365 in modo da consentire agli avvocati di concentrarsi su altre attività. Le caratteristiche di Matter 365 includono Dashboard, tracciamento dei tempi, reportistica e componenti aggiuntivi di Office.
Per scoprire meglio cosa può fare Microsoft 365 e il cloud per avvocati per il tuo Studio Legale, a questo link potete trovare la registrazione del Webinar di Nekte in materia.
