L’integrazione applicativa che ci offre Microsoft Teams per lo Studio Legale è molto importante per migliorare la produttività e l’efficienza generale. Proviamo a fare un salto in più in avanti quindi a spostarci da un ambito di sola comunicazione e collaborazione ad uno più applicativo e immaginiamo di poter integrare tutti i nostri processi di lavoro, i nostri applicativi principali all’interno di un’unica app, di poter automatizzare alcuni task i più routinari e risparmiare quindi del tempo prezioso.
Questo è uno scenario immaginifico e questo sforzo di immaginazione non è sufficiente. Proviamo a vedere un dato economico che è stato portato all’attenzione da una ricerca realizzata con Forrester Consulting: è emerso che grazie a due variabili fondamentali che sono il risparmio di tempo nello switch, nel cambio tra diversi applicativi e, in secondo luogo, la condivisione di uno spazio tra dipendenti dove poter conversare e collaborare c’è un risparmio che arriva fino al 5.4 milioni nei tre anni di utilizzo ed è un dato incoraggiante per iniziare ad avere una visione più concreta di reale utilizzo di Microsoft Teams per lo Studio Legale.
Per iniziare questo viaggio di integrazione applicativa e vedere Microsoft Teams per lo Studio Legale come piattaforma completa partiamo dal fatto che possiamo iniziare da scenari un po’ più semplici e di applicazioni pronte all’uso che sono già disponibili all’interno del Teams store e sono applicazioni o di prima parte Microsoft o anche di terze parti. I numeri sono abbastanza importanti: parliamo di più di 50 app solo afferenti al mondo Microsoft e più di 1000 ancora in crescita. Per quanto riguarda le app dei partner di terze parti già presenti all’interno del Microsoft store l’aggiunta è molto semplice, basterà andare a ricercare all’interno dell’app store l’app desiderata e aggiungerla all’interno di un canale, di uno specifico Teams o anche sfruttarla all’interno dell’ambito chat o nella sidebar.
Se vogliamo invece poi spostarci un utilizzo un po’ più complesso e sofisticato allora in questo caso abbiamo tre diversi scenari a cui possiamo rivolgerci. Tutti si riferiscono al mondo delle custom app e quindi alla possibilità di andare ad aggiungere con un livello di maturità superiore una serie di processi aziendali, di ambiti di produttività piuttosto che di workflow approvativi all’interno di teams.
La realizzazione di questo scenario può essere effettuata in tre maniere sfruttando gli app template, che sono delle applicazioni molto utilizzate in maniera trasversale in ambito di comunicazione interna o engagement del dipendente, la power platform o la creazione da zero.
Le applicazioni in Microsoft Teams per lo Studio Legale
Soffermiamoci sugli app template, ovvero le app che possiamo integrare in Microsoft Teams che fanno parte dello Store e che sono più di 50. In questo articolo andremo a vedere l’integrazione della Power BI, di Approval e di Shifts.
La Microsoft Power BI, per chi non la conoscesse, è lo strumento Microsoft di reportistica che consente di aggregare dati provenienti da varie fonti (sia gestionali dello Studio Legale che fogli di Excel) e restituirli sotto forma di reporting dinamico. Questo permette di avere una migliore visualizzazione dei dati ed un aggiornamento sempre costante. Tutto lo spazio conversazionale e di collaborazione viene arricchito da un immediato accesso al dato di reportistica che deve essere consultato e fruito prima di prendere un’importante decisione. Di base, l’uso della Power BI è fondamentale in quanto un’analisi dei dati in uno Studio Legale fatta bene può migliorare l’efficienza generale.
Il punto forte di questa integrazione è dato dal fatto che le dashboard live sono sempre aggiornate in tempo reale sulla base dei dati che hanno e in qualsiasi momento venga aperto il pannello di Power BI possiamo essere sicuri di avere sempre l’ultima informazione disponibile. Questo è fondamentale perché sappiamo benissimo quanto sia difficile oggi come oggi, con tutti i dati i numeri che trattiamo in azienda, avere un riferimento univoco e sempre aggiornato.
Altra cosa molto importante è la possibilità di avere dashboard interattive che, cliccando su qualsiasi degli elementi della dashboard, automaticamente ci permettono di andare a filtrare i dati e fare poi delle analisi.
Approval invece è un’app molto semplice e intuitiva che consente, all’interno di Microsoft Teams per lo Studio Legale, di realizzare dei workflow di approvazione per scenari più disparati con un unico filo conduttore ovvero la richiesta di approvazione di un’attività o documento creato. Il funzionamento di questa applicazione è molto semplice, dopo averla aggiunta in un canale, chat o nella side bar di Microsoft Teams per lo Studio Legale, possiamo aprire una nuova richiesta indicando l’oggetto, un testo descrittivo ed eventualmente un allegato ed infine la persona a cui abbiamo bisogno di credere l’approvazione. Dopodiché la persona di riferimento riceverà una notifica e deciderà se chiedere maggiori informazioni sull’attività, rifiutare l’approvazione o approvare immediatamente.
Infine, l’integrazione di Shifts è dedicata principalmente a quelle realtà che hanno bisogno di organizzare i turni di lavoro in Microsoft Teams per lo Studio Legale. Tramite la presenza di un calendario è infatti possibile inserire i vari turni lavorativi dei professionisti a livello settimanale o mensile. È inoltre possibile inserire un turno aperto e quindi non associato a nessun professionista in particolare e lasciare la possibilità a chiunque di attribuirselo.
