L’andamento dell’evoluzione digitale comporta sempre delle trasformazioni più o meno radicali sia sull’utilizzo dei dispositivi che nelle metodologie di lavoro. L’avvento del Cloud ha sostanzialmente inciso soprattutto su questa seconda voce, variando in modo profondo i vari processi interni delle aziende. Nel caso degli Studi Legali l’utilizzo del Cloud migliora l’efficienza e si concretizza principalmente nella possibilità di archiviazione e condivisione di documenti, grafici e tabelle che devono essere a disposizione degli avvocati che seguono un determinato progetto tramite l’uso di suite di archiviazione per avvocati.
In questo ambito sul mercato esistono due suite di archiviazione per avvocati che consentono di espletare queste esigenze: Office 365 e Google GSuite. Vediamo quali sono le analogie, quali le differenze e quali gli strumenti che possono essere validamente usati all’interno degli studi legali.
Google Suite VS Office 365, quale suite di archiviazione per avvocati?
Google GSuite ed Office 365 sono due suite di archiviazione per avvocati, ovvero al loro interno contengono un certo numero di applicazioni, ognuna delle quali svolge un compito ben preciso. Mentre Microsoft aveva già Office, la storica raccolta di programmi per l’ufficio, Google aveva solamente Gmail, il famoso mail server, e la sua esperienza nel trattamento dei dati via web.
Nel corso di questi ultimi 15 anni Microsoft ha migrato Office su Cloud (facendolo diventare Office 365) integrandolo con molte altre app, Google ha invece sviluppato una serie di applicazioni che mette a disposizione nella suite Google Apps inserita in Google Drive.
L’approccio all’utilizzo delle applicazioni da parte delle due società è leggermente diverso; mentre Microsoft continua la sua politica di acquisto obbligatorio con la suite che è tutelata dalla licenza EULA, End User License Agreement, per usare Google GSuite basta richiedere un upgrade di Google Drive che nella sua versione base può essere utilizzato semplicemente creando un proprio account Google. Per l’analisi delle due suite di archiviazione per avvocati vengono presi a confronto le versioni business sia di Microsoft che di Google (Office 365 e GSuite), con la precisazione che mentre Office 365 contiene direttamente al suo interno tutte le app, per quanto riguarda Google abbiamo GSuite che comprende servizi ed applicazioni; in cui troviamo Google Drive dove al suo interno troviamo le applicazioni necessarie per la gestione dei documenti.
Il Cloud nello Studio Legale
Prima di vedere le caratteristiche delle due suite di archiviazione per avvocati e la loro applicazione nell’ambito degli Studi Legali, è doveroso fare una premessa relativa alla tipologia dei dati che gli stessi vanno quotidianamente a trattare. Questi rientrano nella categoria di sensibilità stabilita sia dal D.lgs. 196/03 (legge sulla privacy) sia dall’attuale GDPR (General Data Protection Regulation) entrato in vigore il 25 maggio 2018.
Ogni strumento tecnologico che viene utilizzato in questo ambito deve quindi garantire l’adeguata protezione all’accesso, al mantenimento ed alla divulgazione dei contenuti ai massimi livelli.
Sia Office 365 che Google Drive operano secondo le metodologie del Cloud; questo può essere definito semplicemente come “quell’insieme di servizi (come il SaaS, Software as a Service) erogato esclusivamente tramite web mediante specifiche infrastrutture“.
Nel momento in cui uno Studio Legale dovesse decidere di usufruire di tale tecnologia, oltre ad una trasformazione della propria organizzazione interna e della metodologia di lavoro del singolo avvocato (derivante dagli strumenti messi a disposizione dalla suite scelta), uno degli aspetti che si deve rispettare è proprio quello della sicurezza.
La sicurezza e la condivisione dei dati in Office 365 ed in GDrive: dall’accesso alla gestione
Come già detto precedentemente, per poter utilizzare Google Drive è necessario iscriversi ed aprire un account Google che fondamentalmente significa aprire una nuova casella di posta su Gmail. Per entrare in Google Drive basta semplicemente inserire la mail dell’account e la relativa password e si ha la facoltà di poter utilizzare tutti gli strumenti presenti nella suite ed i 15 GB di spazio che sono disponibili di base.
Anche per usare Microsoft Office 365 è necessario creare un account Microsoft che consente l’utilizzo della suite di archiviazione per avvocati completa in modo gratuito via web. Le procedure sono similari a quelle di Google ma già si notano delle differenze: Microsoft, al contrario di Google, chiede infatti la conferma dell’identità attraverso Microsoft Authenticator. Questa applicazione permette agli utenti di accedere in modo sicuro al proprio profilo senza doversi ricordare la password, ma favorendo l’autenticazione a due fattori attraverso l’impronta digitale, il riconoscimento del viso o l’inserimento di un PIN.
Oltre alla sicurezza, un altro elemento che uno Studio Legale deve riuscire a migliorare sempre la produttività nella realtà professionale, seguendo semplici consigli.
Come utilizzare le due suite di archiviazione per avvocati
A questo punto si è pronti per poter utilizzare le due suite di archiviazione per avvocati tenendo presente che nell’ambito della digitalizzazione e della relativa gestione dello studio legale, un ruolo fondamentale viene ricoperto dalla possibilità di condividere dati. Tutto ciò ha ovviamente delle implicazioni sia dal punto di vista della sicurezza (di utilizzo e di archiviazione) che dell’organizzazione dei dati e delle informazioni in essi contenute. Questi aspetti sono molto importanti (quasi fondamentali) per uno studio legale, viste le figure che direttamente o indirettamente possono prendere parte ad un singolo progetto: dal singolo avvocato con la segretaria, ad un vero e proprio team con figure interne allo studio (colleghi, segretarie, praticanti) o esterne, come consulenti di parte o altri avvocati di supporto.
La migrazione su Cloud consente di migliorare l’efficienza dello studio legale facendo però molta attenzione all’aspetto della sicurezza e della privacy, fondamentali nell’esercizio dell’attività forense.
Sia Office 365 che Google Drive mettono a disposizione strumenti e opzioni che consentono di visualizzare od utilizzare anche contemporaneamente i documenti presenti all’interno della suite di archiviazione per avvocati. Questo si può gestire tramite “One Drive” in Office 365 e “Google Drive” in Google.
Se non dovesse essere presente un collegamento internet, Office 365 consente di mantenere inalterata la produttività dello studio legale grazie alla possibilità di installare One Drive sul proprio dispositivo pc (se si ha Windows 10 è già precaricato nel sistema), tablet o smartphone. Questo permette sia di avere le proprie cartelle del Cloud offline, con il relativo contenuto che viene sincronizzato alla prima connessione internet disponibile, sia poter di utilizzare comunque le varie applicazioni contenute nella suite (come ad esempio Word od Excel) in quanto installate sul dispositivo stesso.
One Drive consente inoltre di effettuare una digitalizzazione dei documenti cartacei direttamente in un file PDF che può essere immediatamente condiviso.
Google Drive non permette un vero e proprio utilizzo dei dati offline in quanto nascendo come soluzione SaaS, in assenza di connettività non è possibile sfruttare i servizi Cloud, fermando quindi la produttività. Una piccola alternativa esiste ma solo se si utilizza il servizio di Backup e sincronizzazione e le cartelle interessate ai progetti sono state precedentemente inserite nella lista delle cartelle da sincronizzare o sono contenute nella cartella “Il mio Drive“.
E’ presente un servizio che affianca, ma non sostituisce, Google Drive consentendo l’utilizzo di file in stream: il Google Drive File Stream permette infatti di lavorare direttamente su Cloud liberando in questo modo sia spazio su disco che risorse di rete.
In assenza di questa soluzione non è possibile effettuare alcuna operazione sui file contenuti nella propria area. Ovviamente entrambe le soluzioni proposte da Google Drive comportano dei rischi, tra i quali la possibilità della sincronizzazione tra più versioni dello stesso file o che “un problema al browser – eventualità sempre possibile – finisca per cancellare le modifiche o corrompere i file”.
La sicurezza nella condivisione in Office 365 ed in Google Drive
La sicurezza dei dati è, come detto, una delle maggiori necessità dello studio legale telematico e sia Office 365 che Google Drive affiancano alla protezione infrastrutturale di base della piattaforma Cloud diversi strumenti di protezione individuale.
Office 365 è continuamente monitorato da antivirus e anti ransomware dedicati; se dovesse essere rilevato un qualsiasi attacco alla porzione di spazio dedicata, si attiverebbero immediatamente le relative contromisure dando l’opportunità all’utente, in caso di bisogno, di ripristinare il contenuto di One Drive per un tempo antecedente massimo di 30 giorni.
La possibilità di recupero può essere utile anche nel caso in cui si eliminino accidentalmente documenti o cartelle o se questi dovessero risultare, per qualsiasi motivo, danneggiati. Google Drive ha un servizio di antivirus dedicato e consente di poter effettuare un backup ed una sincronizzazione solamente delle cartelle e dei files che sono all’interno della cartella “Il mio Drive” creata sul dispositivo; non esiste un servizio di recupero dei dati direttamente su Cloud come in Office.
La condivisione dei documenti
La peculiarità del Cloud è quella di poter utilizzare la medesima documentazione con altri soggetti ed in piena libertà di tempo e di spazio. In Office 365 nel momento della condivisione si può scegliere di dare la possibilità di modifica, di impostazione temporale della condivisione stessa, di inserire una ulteriore password di sicurezza; nel caso in cui la condivisione dovesse essere fatta ad una cartella, ogni file in essa contenuto può essere a sua volta protetto con una ulteriore password e condiviso con una parte degli utenti autorizzati all’accesso alla cartella stessa.
La condivisione all’interno di queste suite di archiviazione per avvocati può essere inoltrata agli utenti interessati mediante codice (viene generato automaticamente una stringa di accesso che può essere utilizzata tramite browser), mail e social network (“Facebook”, “Twitter”, “Linkedin”, “SinaWeibo”).
In Google Drive le metodologie di condivisione sono leggermente più semplici ma minori sia numericamente che di utilità; è possibile infatti condividere un file od una cartella mediante la creazione di un link (solamente attraverso “Gmail“, “Facebook“, “Twitter“) e scegliere se questo sia generalmente attivo in modo “Pubblico” o “Generico” (nel primo caso tutte le persone che navigano sul web possono accedere al documento mentre nel secondo l’accesso è esclusivo di chiunque possegga il link) oppure “Non Attivo” (viene condiviso con specifici utenti). E’ inoltre possibile sia impedire la modifica del contenuto della cartella o del file sia del download, della stampa o della copia per i soli visualizzatori.
Microsoft Office offre la possibilità di creare dei collegamenti con una specifica data di scadenza. Questa procedura rende maggiormente sicuro il contenuto della cartella (o del singolo documento) in modo da dare il permesso agli altri utenti di accedervi per un periodo di tempo limitato e personalizzato (singolo utente per singolo documento o cartella).
Anche nella suite di archiviazione per avvocati Google Suite esiste un servizio simile ma molto più semplicistico e generalizzato in quanto è possibile immettere un termine della condivisione ma alla data di scadenza viene annullata la condivisione stessa con la conseguenza che tutti gli utenti (tranne il proprietario) non hanno più la possibilità di accedere alla cartella od al documento.
Tutti i file di OneDrive che vengono condivisi possono essere protetti da un’ulteriore password che consente l’accesso solo agli utenti che hanno le credenziali impedendo quindi l’intrusione di persone non autorizzate; questo servizio non è attualmente presente in Google Suite e in Google Drive.
Nell’ambito della sicurezza è doveroso segnalare un servizio offerto da Office 365 e totalmente assente in Google: la possibilità di criptare i dati. Con Office 365 Message Encryption (OME) infatti è possibile creare delle mail personali a chiave privata che possono essere lette esclusivamente dal destinatario che ha la chiave di decriptazione facendo diventare sia il contenuto del corpo della mail che degli eventuali allegati inaccessibile per tutti gli altri utenti.
Le App in Office 365 e Google Drive: descrizione ed utilizzo
Il servizio Cloud di Microsoft e di Google consente di stabilire come organizzare uno studio legale mediante l’utilizzo di una serie di applicazioni terze contenute all’interno delle suite di archiviazione per avvocati.
In Google Drive oltre alle applicazioni standard troviamo le storiche app “Documenti“, “Fogli“, “Presentazioni” e “Moduli“, che consentono di creare (anche direttamente online su Drive) documenti in stile word, fogli di calcolo (compatibili con Microsoft Excel), presentazioni e pagine html che consentono la raccolta di informazioni.
Sono inoltre presenti le seguenti applicazioni:
- “Hangouts” che permette di organizzare una conversazione o una videochiamata o di utilizzare il telefono sfruttando la rete dati.
- “Keeps” che consente di scrivere promemoria, elenchi, note, foto e di condividerli.
- “Jamboard” consente invece di visualizzare i concetti in un modo collaborativo come se si disegnasse su di una lavagna.
Office 365 è molto più strutturata ed organizzata avendo app per la gestione dello Studio Legale; oltre ai programmi standard contenuti da sempre nella suite (Outlook per le mail, Word per i documenti, Excel per il calcolo, PowerPoint per le presentazioni) contiene infatti strumenti specifici per la collaborazione in team e la condivisione dei dati come:
- “OneDrive” che consente di disporre di uno spazio dove poter conservare non solo documenti ma anche interazioni con clienti o colleghi
- “Microsoft Bookings” con cui possibile creare una agenda via web ad ogni componente dello studio in modo che l’avvocato possa in tempo reale avere conferma, modifica o disdetta di un incontro o di un impegno modificato dal cliente stesso.
- “Microsoft Planner“, l’applicazione di project management, dove ogni componente di un gruppo può essere sempre aggiornato in tempo reale sui cambiamenti e sugli avvenimenti relativi ad una causa, in modo da poter apporre immediatamente i necessari correttivi
- “Micosoft Automate” consente invece di governare in modo completamente automatizzato alcune azioni come ad esempio salvare gli allegati delle mail ricevute all’interno di una particolare cartella in One Drive.
Operatività di Office 365 e Google Drive per gli Studi Legali
Per quanto riguarda le applicazioni contenute all’interno di Microsoft Office 365 e Google Drive, come premessa bisogna ricordare un fatto che nella gestione di uno studio legale ha la sua valenza.
Mentre Google Drive nasce come servizio SaaS e tutte le sue applicazioni sono native cloud, MS Office è invece una applicazione che nasce con la versione desktop e migra verso il Cloud lasciando praticamente inalterata la struttura e la funzionalità e, soprattutto, la compatibilità con le versioni desktop.
Word, Excel e PowerPoint infatti sono molto più ricchi di funzioni rispetto a quelle presenti nel Cloud (sia di Google Drive che di Office) e questo sta a significare il fatto che con Office 365 si riesce a coniugare l’esigenza (anche elevata) di personalizzazione con la mobilità e la disponibilità propria del Cloud.
Tutto ciò non può ovviamente avvenire con Google Drive proprio perché rimanendo un servizio esclusivamente SaaS, le applicazioni possono effettuare solamente le operazioni basilari. Operando con Office 365 si lavora con applicazioni che consentono di reinventare lo studio legale ed il modo di proporsi sia all’esterno, che all’interno, modificando ad esempio il processo di archiviazione della documentazione contenuta all’interno dello studio in modo da far diventare il proprio un vero e proprio “studio legale telematico”.
Confrontando quindi le varie opzioni che vengono date tra le varie versioni di Google Drive e Office 365, per uno studio legale le massime opportunità con il minimo rischio vengono indubbiamente date da quest’ultime sia per la completezza delle applicazioni, sia per capacità d’uso delle stesse in ambito locale e via web, sia soprattutto per quanto riguarda l’aspetto della sicurezza attiva (maggiori controlli sulla condivisione e recupero dati) e passiva (copie dei documenti sempre sincronizzate e disponibili).
