La tecnologia ha rivoluzionato il modo in cui gli avvocati di oggi praticano la legge e poche cose hanno avuto un impatto così grande come l’evoluzione del cloud. Anche la gestione documentale in cloud è stata intaccata da questa tecnologia e oggi cerchiamo di capire come migrare le risorse documentali di uno Studio Legale in un ambiente cloud.
Le soluzioni cloud hanno ampie applicazioni in tutto il campo legale, grazie alla loro capacità di offrire agli avvocati l’accesso ai propri dati sempre e ovunque. Una delle aree più grandi in cui la tecnologia cloud ha cambiato il panorama legale è quindi la gestione dei documenti, che è di per sé una funzionalità importante da implementare in uno Studio Legale.
Molte realtà legali hanno già preso la decisione di migrare la gestione documentale in cloud e quelle che probabilmente non l’hanno ancora presa in considerazione ci stanno facendo un pensiero. La migrazione alla gestione dei documenti basata su cloud può sembrare un compito arduo, ma con le informazioni e l’approccio giusti non è necessario preoccuparsi. Ecco alcune cose che ogni avvocato dovrebbe considerare quando decide di spostare la gestione documentale in cloud.
I vantaggi della migrazione della gestione documentale in cloud
I sistemi di gestione dei documenti sia on-premise che basati su cloud continuano a evolversi. Ciò che distingue sempre più le due opzioni, tuttavia, è il costo. Le odierne soluzioni di gestione dei documenti basate su cloud hanno più funzionalità e vantaggi di quanto la maggior parte degli Studi Legali possa mai sperare di implementare in loco esclusivamente a causa dei costi.
Le soluzioni cloud offrono anche il vantaggio di un’accessibilità senza rivali. Uno dei motivi principali per cui il cloud è diventato così popolare così rapidamente è che consente di accedere ai dati sempre e ovunque, purché si disponga di una connessione Internet. In una professione come quella legale in cui ci si aspetta che la disponibilità costante, anche in movimento e a tutte le ore del giorno o della notte, le soluzioni cloud fanno davvero la differenza.
Una volta che lo Studio Legale ha deciso di passare al cloud, da dove si inizia? La cosa importante è guardare l’intera soluzione e ciò che è coinvolto piuttosto che considerare semplicemente la transizione in generale. Sebbene la maggior parte degli Studi disponga di sistemi di gestione dei documenti, vengono utilizzati tali sistemi in modo diverso. I flussi di lavoro non sono univoci, quindi, non sorprende che le strategie per migrarli differiscano tra ogni realtà.
Una migrazione della gestione documentale in cloud prevede tre passaggi principali:
- creare un piano di migrazione
- considerare i dati
- valutare i costi.
Definire un piano di migrazione
Qualsiasi migrazione della gestione documentale in cloud di successo inizia con un piano. La prima cosa da fare quando si intraprende un passaggio di questo tipo è creare un elenco di controllo che valuti la soluzione di cui si dispone oggi in locale e che illustri i vantaggi che si desidera ottenere dal passaggio al cloud.
Bisognerebbe anche definire la strategia di migrazione. Si vuole sostituire completo l’attuale sistema di gestione dei documenti, o una migrazione graduale sarebbe migliore? Esistono strumenti e fornitori di terze parti, come Nekte, che aiuteranno lo Studio Legale a perseguire entrambe le strategie.
Conoscere i dati
La presenza di dati dello Studio Legale ha un enorme impatto sulla migrazione della gestione documentale in cloud ed è un fattore che molti Studi tendono a trascurare. Sebbene si possa prendere la soluzione on-premise e spostarla semplicemente nel cloud così com’è, un approccio migliore consiste nell’esaminare come si stanno attualmente utilizzando i dati di gestione dei documenti e vedere se c’è spazio per implementare nuovi flussi di lavoro e processi aggiornati che aiuteranno a gestire meglio quei dati e a gestire i dati che sono diventati obsoleti.
I costi di archiviazione dei dati nel cloud possono essere bassi, ma poiché il repository di dati continua a crescere nel tempo, aumenteranno anche i costi di archiviazione, cosa da tenere a mente durante la migrazione dei dati. Se invece lo Studio dispone già di una strategia di manutenzione dei dati quando si inizia la migrazione, essa sarà un processo integrato nella tua nuova soluzione, che consentirà di avere successo fin dall’inizio.
Considerare il costo
A prima vista, la spesa mensile per le soluzioni cloud potrebbe essere leggermente superiore, ma ciò che bisogna valutare è il costo complessivo nel lungo periodo. Quanto si sta spendendo attualmente per hardware locale, manutenzione hardware, alimentazione, utilità, sicurezza e spazio di lavoro IT? Sebbene il cloud possa costare di più inizialmente, si può mitigare tale costo eliminando tutti i costi locali, magari rendendo il cloud un’opzione più economica nel quadro generale.
Per molti Studi Legali, valutare questo rapporto costi/benefici è la base per prendere la decisione di migrare la gestione documentale in cloud. La decisione arriva spesso anche quando è il momento di aggiornare l’hardware. Quando si affronta la decisione tra mantenere la gestione dei documenti in locale e ricostruire l’infrastruttura hardware o passare al cloud, quest’ultima è spesso l’opzione più conveniente.
Scegliere il giusto ambiente cloud
Quando si sceglie un provider cloud, è fondamentale capire dove si troveranno i dati, come verranno archiviati e chi avrà accesso ad essi. Per questo motivo, affidarsi a un provider di cloud pubblico come Amazon Web Services o Google di solito non è l’idea migliore, perché i tuoi dati verranno mescolati con i dati di tutti gli altri nel mondo, il che ha implicazioni pericolose per le informazioni sensibili dello studio legale. Una scelta migliore potrebbe risiedere nel cloud Microsoft.
L’adeguatezza di un provider cloud dipenderà generalmente da come è regolamentato. La migrazione rappresenta l’occasione perfetta per ripensare al punto di vista di governance e sicurezza. Ciò che ha funzionato sei anni fa quando si ha implementato l’attuale sistema di gestione dei documenti potrebbe non funzionare oggi, poiché lo Studio Legale, i processi e i flussi di lavoro si sono evoluti. La scelta del provider cloud giusto è un’opportunità per migliorare il livello di sicurezza dei dati.
Poiché la migrazione non è un processo valido per tutti, ci sono sempre delle sfide. Esistono fornitori e strumenti di terze parti esperti per aiutare lo Studio a vincere queste sfide.
Lavorare con un provider esterno che ha eseguito migrazioni al cloud, in particolare negli studi legali, è il modo migliore per rendere il processo meno scoraggiante. Un fornitore esperto può aiutare a spostare i dati mettendo in atto nuovi processi e strutture che abbiano senso con la quantità di dati che sono da spostare. La migrazione di grandi quantità di dati richiederà molto più tempo, quindi è importante disporre delle strategie e delle metodologie corrette per garantire che i dati locali corrispondano ai dati del cloud nei vari checkpoint lungo il percorso.
La migrazione non riguarda solo il passaggio al cloud, ma offre anche una grande opportunità per cercare modi per aumentare l’efficienza e fare un uso più efficace dei dati e dei processi. Avere una strategia e conoscere gli obiettivi di alto livello sono la chiave per realizzare una migrazione della gestione documentale in cloud di successo e ottenere il massimo dal nuovo sistema di gestione dei documenti basato su cloud.
