Il 2021 ha portato con sé molte novità relative ai principali programmi di collaborazione e formazione di Microsoft per lo Studio Legale. Stiamo parlando di Microsoft Teams, Microsoft Viva e il nuovo sistema operativo Windows 11.

Il discorso è molto ampio e non basterebbe un articolo per approfondire nel migliore dei modi le nuove funzionalità, ma ci proveremo!

Come anticipato poco fa, andremo a vedere quali sono le novità di Microsoft per lo Studio Legale di quest’anno. Il primo programma di cui vorremmo parlare lo conoscete tutti perché scandisce la maggior parte delle nostre giornate nello Studio Legale: Microsoft Teams. È uno strumento che abbiamo visto svilupparsi sempre di più negli ultimi mesi (in realtà sono già quasi 2 anni, ovvero da quando siamo entrati in un regime di lavoro sempre più ibrido) sicuramente a causa della pandemia che abbiamo vissuto ma anche poi per un’evoluzione naturale che ha avuto il lavoro sempre più digitale e ibrido, anche in uno Studio Legale. Microsoft Teams ha infatti avuto una crescita molto importante portando ad un apprezzamento a livello mondiale e ad un aumento di utenti attivi ogni giorno, che oggi sfiora i 145 milioni.

Le principali novità di Microsoft Teams toccano quindi l’ambito meeting e collaboration e sono già disponibili per gli utenti.  

Quali sono le novità di Microsoft per lo Studio Legale?

Fondamentalmente grazie ad alcune funzionalità che adesso vedremo più nel dettaglio, abbiamo aggiunto a Microsoft Teams la possibilità di creare dei veri e propri webinar che consentono sia la partecipazione di un numero di persone molto flessibile, ma anche la possibilità di registrarsi e ricevere un’e-mail di conferma dell’avvenuta registrazione. Il grande vantaggio di questa implementazione è dettato dal fatto che ora i professionisti avranno la possibilità di creare meeting piuttosto corposi e numerosi in termini di partecipazione senza particolari necessità, dato che prima l’unico modo era creare un live event per superare la soglia dei 300 partecipanti.

Un’altra novità è la possibilità di, superate le 1000 persone, si può abilitare tramite una funzionalità la possibilità di estendere in modalità broadcast (che è simile ad un live event) la partecipazione delle persone che vanno oltre quota 1000. Dalla persona n°1001 in poi non verranno buttate fuori dall’evento ma potranno partecipare al meeting in modalità passiva (broadcast).

Seconda cosa fondamentale qual è? Quella di avere aggiunto dei nuovi layout e quindi la possibilità di sovrapporre l’immagine del presentatore al contenuto che viene condiviso e ottenere un ingaggio del pubblico maggiore. In questo modo non si perde quel contatto importante e questo serve anche in ottica di rendere i meeting, ma poi anche i webinar e gli eventi, sempre più simili a quelli fatti di persona.

Come vi ho accennato prima è stata aggiunta la possibilità anche di creare delle pagine di registrazione al webinar, agli eventi che si vanno a creare in questa modalità e delle landing page personalizzabili. Queste pagine sono adatte sia per la registrazione all’interno dell’organizzazione che all’esterno. Ovviamente la registrazione prevede poi che alla persona che si registra arrivi un’e-mail con i dettagli dell’evento e il link di partecipazione. Dall’altra parte chi ha creato l’evento può consultare l’elenco delle persone che si sono registrate e successivamente hanno partecipato.

È stata aggiunta la funzionalità che permette di vedere tutte le webcam attive durante il meeting. Quindi oltre alle 49 che si vedono in una griglia 7×7 visualizzata in modalità estesa, è possibile adesso scorrere e quindi avere una impaginazione di queste webcam oltre alle 49 standard. Per ora è in modalità 7×7 ma verrà rilasciata anche per la griglia 3×3 la possibilità di scorrere tutte le pagine e visualizzare le persone che stanno partecipando al meeting anche se in quel momento non stanno parlando e non stanno intervenendo.

L’altro programma di cui vogliamo parlare in questo articolo legato alle novità di Microsoft per lo Studio Legale è Microsoft Viva, la piattaforma di formazione che mette al centro il professionista. Con questo strumento il professionista può accedere a tutte le informazioni dell’organizzazione legale, avere informazioni relative a news ed eventi o eventualmente anche cercare informazioni. Inoltre, può anche sapere come sta lavorando, se sta prendendo i giusti tempi di riposo o se sta continuando a mantenere i rapporti con le persone che ritiene importanti all’interno dello Studio Legale. La parte forse più importante all’interno di Microsoft Viva è legata alla presenza di corsi di formazione distribuiti da LMS (Learning Management System), fondamentali per la crescita professionale.  

Microsoft Viva è composta da 4 moduli: Viva Connections, Viva Insights, Viva Topics e Viva Learning. Con Viva Connection il professionista può accedere ad una intranet direttamente dentro Teams, vedere le informazioni relative allo Studio Legale grazie allo scorrimento del feed.

Viva Insights invece offre al professionista tutte quelle informazioni relative a come sta lavorando e anche i responsabili possono vedere cosa sta succedendo all’interno dello Studio legale, se i professionisti stanno collaborando nel modo corretto e se ci sono dei segnali di eventuali burnout o di stress.

Con Viva Topics si riesce invece a gestire la conoscenza che è all’interno dello Studio Legale grazie all’implementazione dell’intelligenza artificiale che scansiona tutti i contenuti dello Studio Legale o di piattaforme di terze parti grazie all’uso di connettori.

Viva Learning è invece il modulo relativo alla distribuzione e fruizione attraverso LMS o terze piattaforme come Linkedin Learning, di corsi di formazione e approfondimento che qualunque professionista può iniziare e portare a termine. L’assegnazione di questi corsi può avvenire sia autonomamente che tramite terzi e la persona che attribuisce un corso ad un altro professionista può vedere lo stato di avanzamento dello stesso. L’aspetto importante legato a questa novità di Microsoft per lo Studio Legale è relativo al fatto che tutti questi moduli e quindi funzionalità sono fruibili direttamente in Microsoft Teams senza dover cambiare piattaforma.

L’ultima novità di Microsoft per lo Studio Legale che vogliamo illustrare è l’arrivo del nuovo sistema operativo Windows 11 che inizierà ad essere fruibile dal prossimo 5 ottobre. Sono tante le nuove funzionalità che sono state introdotte con questo aggiornamento e sono la maggior parte incentrate sulla semplificazione dell’interfaccia utente con un conseguente aumento dei livelli di produttività.