La posta elettronica per avvocati è sia un vantaggio che una rovina. È così onnipresente e familiare che è diventato parte integrante del nostro lavoro. Tuttavia, non gestendolo in modo efficiente, ci sta costando più tempo di quanto pensiamo.
Se non gestita bene, la posta elettronica per avvocati è fonte di distrazione e crea dipendenza. La buona notizia è che ci sono diversi suggerimenti pratici e strumenti utili per superare questo problema.
6 consigli per usare la posta elettronica per avvocati al meglio
- Esplora le caratteristiche e le funzioni della piattaforma di posta elettronica
Prima di tutto, prenditi un paio d’ore, magari in un fine settimana o in una giornata meno frenetica, per capire meglio il client di posta. Scopri le funzionalità avanzate e le scorciatoie di cui puoi trarre vantaggio.
Considera Outlook, ad esempio. Saresti sorpreso di quanti utenti di Outlook non siano a conoscenza delle numerose funzionalità che ha o delle scorciatoie che possono far risparmiare molto tempo.
Puoi copiare rapidamente gli incontri nel calendario con una semplice combinazione di tasti che permette di mantenere le persone invitate e tutti gli altri dettagli. E ci sono ancora tante altre cose da scoprire.
Più conosci, più veloce ed efficiente diventerai.
- Usa regole e filtri per mantenere ordinata la casella di posta
Molte volte, alcune domande di un non cliente si fanno strada nella casella di posta elettronica per avvocati, ingombrando la casella di posta e sovraccaricandola. Se lo studio legale ha un team o un dipendente di onboarding, puoi applicare una regola in modo che tutte queste e-mail vengano inoltrate automaticamente al team di onboarding, risparmiando tempo ed energia.
Inoltre, mantenere la posta in arrivo ordinata utilizzando filtri e cartelle ti consentirà di identificare facilmente le e-mail ad alta priorità e di agire rapidamente su di esse.
- Pianifica gli orari per il check-in della posta elettronica
L’e-mail è così allettante in molti modi. Ci sono giorni in cui stai aspettando quell’importante risposta via e-mail e controlli la tua e-mail letteralmente una volta ogni 10 minuti. Questo è molto controproducente e inefficiente. È una cattiva abitudine che deve essere immediatamente contrastata.
Ecco cosa dovresti fare: scegli 3-4 orari al giorno per il check-in nella tua casella di posta e attieniti a tali orari. Ad esempio, puoi effettuare il check-in una volta dopo essere arrivato al lavoro, una volta dopo pranzo, una volta prima di uscire dal lavoro. Attieniti allo stesso programma ogni giorno.
Quando controlli la tua casella di posta, assicurati di non dedicare più di 30 minuti a leggere le tue email; imposta un timer se necessario.
Ricorda che se non gestisci la tua e-mail, sarà lei a gestire te!
- Approfitta della tecnologia
Se vuoi essere un avvocato di successo e vuoi che il tuo studio legale abbia successo, devi e dovresti abbracciare la tecnologia a braccia aperte. Ciò implica l’utilizzo di un software di gestione dei casi, ma anche l’utilizzo della tecnologia per migliorare l’efficienza delle e-mail.
Non si tratta solo di utilizzare soluzioni software complesse, ma anche di utilizzare strumenti e app per essere più produttivi in un giorno.
Esistono numerosi strumenti che funzionano in sincronia con la tua e-mail e ti aiutano a gestire la tua casella di posta in modo efficace. Ad esempio, Unroll.me ti consente di gestire in modo efficace tutti gli abbonamenti e le e-mail promozionali, gli strumenti di collaborazione come Hiver ti consentono di gestire l’intera attività via e-mail. Puoi anche utilizzare strumenti di espansione del testo che ti risparmiano la fatica di digitare messaggi ripetitivi, ecc. Questi strumenti sono spesso utilizzati da coloro che utilizzano software di indagine per risparmiare tempo ed energia.
Usa la tecnologia per migliorare la tua piattaforma di posta elettronica e trasformarla in un potente strumento di utilità. Con la giusta tecnologia, la posta elettronica per avvocati può essere molto più di uno strumento di comunicazione aziendale.
- Usa la tecnica di valutazione della posta elettronica
La tecnica di valutazione della posta elettronica è un modo semplice per gestire il sovraccarico della posta in arrivo. In questa tecnica, dividi le tue e-mail in tre sezioni: follow-up, attesa, archivio. Non devi utilizzare queste stesse cartelle: puoi scegliere i nomi che funzionano meglio per te.
La cartella archivio è per le e-mail quando hai assolutamente finito con loro e non devi più occupartene. Invece di lasciare che ingombrano la tua casella di posta, puoi semplicemente spostarli in una cartella di archivio, dove verranno archiviati nel caso in cui sia necessario consultarli in un secondo momento.
La cartella di attesa contiene le e-mail che richiedono un intervento da parte tua prima di rispondere. Ad esempio, se il tuo capo ti ha inviato un’e-mail chiedendo un elenco di potenziali clienti, puoi trasferire questa e-mail nella cartella di attesa e iniziare a preparare l’elenco.
La cartella di follow-up viene utilizzata per i messaggi di posta elettronica che richiedono un’azione continua. Ad esempio, se stai cercando di acquisire un nuovo cliente per il tuo studio legale, probabilmente dovrai continuare a seguirlo a intervalli regolari. In questo caso, puoi semplicemente memorizzare l’e-mail nella cartella di follow-up.
- Utilizza altri mezzi per la comunicazione interna
In una giornata lavorativa, se presti davvero attenzione, la stragrande maggioranza delle e-mail che ricevi sono per scopi di comunicazione interna.
Utilizzando altri mezzi per facilitare le comunicazioni interne nella tua azienda, farai un favore a te stesso e ai tuoi dipendenti.
Ad esempio, puoi utilizzare strumenti di chat, un software di revisione dei documenti oppure puoi utilizzare funzionalità come note condivise che ti consentono di lasciare note su un’e-mail o un caso per i tuoi compagni di squadra. Se hai una domanda per il tuo compagno di squadra in merito a un’e-mail, puoi semplicemente lasciare una nota con la domanda affinché possa vederla.
