Il lavoro a distanza è entrato nel settore legale come risposta reazionaria a una pandemia globale, ed è ora parte di una nuova normalità che sta ridefinendo il panorama professionale. Secondo il rapporto 2021 sullo stato del mercato legale di Thomson Reuters e Georgetown Law, il numero di avvocati e personale che desiderano lavorare a distanza almeno un giorno alla settimana è raddoppiato nell’ultimo anno, favorendo lo sviluppo dell’avvocato digitale.

In un anno in cui la domanda è diminuita e le spese sono aumentate, una forza lavoro ibrida, composta dall’avvocato del digitale, offre una gradita riduzione dei costi.

Allo stesso tempo, il nuovo avvocato del digitale introduce nuovi rischi e potenziali insidie ​​che i professionisti dovranno affrontare. In effetti, una forza lavoro ibrida rende i requisiti di conformità, le minacce alla sicurezza informatica e le metriche di produttività una vera preoccupazione per gli studi legali.

In risposta, molti Studi Legali si sono rivolti a software di monitoraggio degli avvocati per supervisionare questa transizione. Ad esempio, con il software gestionale Quantum, il controllo delle attività svolte e l’andamento delle prestazioni effettuate di tutti gli avvocati possono facilmente essere monitorate grazie alla funzionalità della compilazione di timesheet.

Tuttavia, quando si passa a un modello di lavoro ibrido a lungo termine, le intuizioni sono fondamentali. Per CEO, CTO e personale addetto alla sicurezza informatica che desiderano supportare la transizione al lavoro remoto, ecco come il monitoraggio dell’avvocato del digitale può aiutare gli studi legali a dimostrare la conformità, proteggere le informazioni sensibili e misurare la produttività.

Le tre priorità dell’avvocato del digitale

Dimostrare la conformità

La riservatezza del cliente e la protezione dei dati personali sono più che semplici sforzi altruistici per gli studi legali. La loro efficacia si basa sulla privacy e sulla discrezione e varie normative statali e federali sulla privacy dei dati ne fanno una priorità assoluta per gli studi legali.

Le iniziative di monitoraggio dei professionisti supportano gli sforzi di conformità normativa in diversi modi, tra cui:

• Monitoraggio degli utenti privilegiati: ricevere notifiche in tempo reale quando gli utenti tentano di manomettere sistemi, database o contenuti.
• Sessione di mining: acquisire e valutare le informazioni a cui si accede, anche in ambienti complicati.
• Applicazione delle politiche: Stabilire regole e politiche che proteggano il cliente / la materia e altri dati sensibili.
• Prevenzione della perdita di dati dell’endpoint: evitare una violazione della conformità impedendo l’esfiltrazione di dati dai sistemi informatici.
• Analisi forense digitale: se un mandato di conformità viene messo in discussione, il digital forensics può identificare la veridicità del reclamo.

In un ambiente incentrato sul digitale, gli studi legali e l’avvocato del digitale devono rivalutare le proprie misure di conformità, assicurandosi di evitare le implicazioni finanziarie, i danni alla reputazione e le interruzioni operative associate ad una violazione della conformità normativa.

Proteggere le informazioni sensibili

Gli studi legali raccolgono e archiviano grandi quantità di informazioni personali e sono notoriamente bersagli morbidi per cattivi attori e addetti ai lavori accidentali. Incredibilmente, quasi un terzo degli studi legali ha subito una violazione dei dati nell’ultimo anno, secondo il Tech Report 2020 dell’American Bar Association (ABA).

Un sondaggio condotto tra i leader IT nel settore legale ha rilevato che il 96% degli intervistati considera le minacce interne come una preoccupazione significativa per la sicurezza informatica. Soprattutto, i leader sono preoccupati per i dipendenti che utilizzano la tecnologia personale per accedere ai dati professionali, condividono intenzionalmente o accidentalmente informazioni con un concorrente e divulgano informazioni ai criminali informatici. È interessante notare che i dipendenti condividono questi sentimenti. Più di tre quarti del personale degli studi legali ritiene che abbiano accidentalmente e intenzionalmente messo a rischio i dati.

Sfortunatamente, il rapporto dell’ABA ha anche rilevato che “nonostante le questioni etiche e le sfide in sospeso…l’uso di determinati strumenti di sicurezza rimane a meno della metà degli intervistati”.

Poiché l’avvocato del digitale e il modo di lavorare ibrido sta diventando una soluzione a lungo termine per molti Studi Legali, i professionisti hanno bisogno della capacità di identificare informazioni sensibili, rilevare potenziali minacce, proteggere i dati aziendali, rispondere in tempo reale e recuperare rapidamente.

Controllo della produttività

Molti Studi Legali stanno rispondendo alle preferenze dei dipendenti per il lavoro a distanza, ma in ultima analisi, la legge è un business fondamentale e le realtà professionali devono dare la priorità al modello operativo più efficace. Pertanto, l’analisi della produttività aiuterà i leader a valutare i meriti continui di una forza lavoro ibrida, caratterizzata dalla nascita dell’avvocato del digitale.

Ad esempio, subito dopo il passaggio al lavoro a distanza, il 20% degli avvocati ha riferito di problemi che soddisfano gli obiettivi di ore fatturabili, citando distrazioni e opportunità ridotte come ragioni della diminuzione della produzione. Sebbene i picchi di produttività a breve termine non siano necessariamente motivo di preoccupazione, soprattutto all’inizio di una nuova crisi sanitaria, le continue irregolarità possono riflettere problemi sistemici.

Naturalmente, i professionisti legali, che conoscono bene le lunghe ore e i carichi di lavoro pesanti, sono forse più vulnerabili al superlavoro che al rallentamento. Tuttavia, nel passaggio al lavoro a distanza, molti lavoratori hanno aggiunto tre ore alle loro giornate lavorative, annullando in modo veritiero qualsiasi parvenza residua di equilibrio tra vita privata e lavoro.

Promuovere team sani e sostenibili richiederà agli studi legali di valutare i parametri di produttività, valutando continuamente l’output per segnali di risultati ridotti o superlavoro.

Il presente e il futuro del lavoro sono indelebilmente digitali, consentendo ai professionisti una maggiore flessibilità e autonomia fornendo allo stesso tempo vantaggi tangibili per le imprese. Tuttavia, affinché questa transizione abbia successo, i leader non potranno mitigare le sfide di una forza lavoro ibrida. Invece, devono affrontare potenziali carenze con soluzioni che soddisfino il momento.