La maggior parte di noi ha iniziato l’anno … il mese … la settimana, con grandi intenzioni di concentrarsi sui nostri obiettivi e attenersi alle abitudini che sappiamo aumentare la produttività dello Studio Legale. E poi siamo stati sorpresi dalle richieste incessanti e dai fattori di stress che colpiscono i professionisti moderni.
Il problema con la definizione degli obiettivi, le risoluzioni, le intenzioni è che in genere ci concentriamo sull’aggiunta di un nuovo livello di complessità ai nostri giorni. Ci concentriamo sui guadagni di efficienza, che implicano fare più cose in meno tempo, piuttosto che sui guadagni di efficacia, che implicano fare le cose giuste.
Lo svantaggio di concentrarsi sull’efficienza piuttosto che sull’efficacia è che, anche se sprechi più tempo dalla tua giornata, stai semplicemente aprendo la finestra per far scorrere più lavoro non essenziale verso di te. Ad esempio, migliore è l’elaborazione delle e-mail, più e-mail finirai per elaborare perché ogni e-mail inviata genera quasi sempre una risposta che deve essere elaborata. E così via.
Tanti avvocati hanno avuto problemi con la gestione del tempo e la produttività dello Studio Legale. La soluzione a questo problema non sta nel cercare di trovare più ore durante la giornata. La chiave per una produttività dello Studio Legale reale e significativa è identificare le attività più importanti ed essenziali che guidano il successo e lavorare per ridurre le priorità o eliminare il resto.
10 cose da non fare per aumentare la produttività dello Studio Legale
- Lasciare la porta aperta alle richieste
Riceviamo tutti richieste ben intenzionate da amici, colleghi, familiari, persino persone che non conosciamo, come richieste di “prendersi il cervello” davanti a un caffè o inviti a partecipare a un pannello imminente. A volte ha senso accettare queste richieste, ma spesso sono solo distrazioni inutili. Tuttavia, può essere difficile esprimere un duro “no” perché non vogliamo ferire i sentimenti dell’altra persona. Quindi lasciamo la porta aperta dicendo… Per aumentare la produttività dello Studio Legale inizia a chiudere la porta alle richieste che ti allontanano dal tuo lavoro più importante. Fornisci un “no” deciso e rispettoso in questo momento.
Ma cosa succede se la fine non è diversa ma semplicemente più o meno la stessa? Il momento presente è tutto ciò che ti è garantito, quindi sfruttalo al meglio.
- Sottovalutare quanto tempo impiegano le cose
Uno dei motivi per cui diciamo “sì” troppo spesso è che sottovalutiamo quanto tempo possono volerci le cose. Dalla ristrutturazione di un ufficio alla scrittura di un articolo, quasi tutto richiede più tempo del previsto. C’è un nome per questo: la legge di Hofstadter, che afferma: “Ci vuole sempre più tempo di quanto ti aspetti, anche quando prendi in considerazione la legge di Hofstadter“. Il problema con le circostanze impreviste che impediscono la tua capacità di fare qualcosa rapidamente è, ovviamente, che non puoi prevederle, non importa quanto accuratamente pianifichi. Quindi fai attenzione a dire di sì in primo luogo.
- Aspettare la fine della giornata per svolgere il lavoro più importante
Quando molti avvocati arrivano in ufficio, le telefonate e le e-mail stanno già arrivando. Non hanno mai la possibilità di organizzarsi e portare a termine un lavoro importante quando dovrebbero. Trascorrono le loro giornate occupandosi di impegni e si dedicano a un lavoro importante quando possono, in genere alla fine della giornata quando le cose si calmano (o almeno rallentano). Smetti di lavorare in questo modo. Capovolgi i tuoi giorni. Il fatto che sia meglio fare un lavoro significativo all’inizio della giornata è un gioco da ragazzi. Se hai lavorato tutto il giorno in una professione stressante come la legge, la sera il tuo cervello è fritto, la tua produttività diminuisce e fai fatica a svolgere il tuo lavoro migliore. Che si tratti di scrivere un brief, esercitarsi su una presentazione o elaborare una strategia per una transazione, non salvare il lavoro più importante per la fine della giornata. Fallo per prima cosa, quando la tua mente e il tuo corpo sono freschi.
- Lavorare con clienti difficili
I clienti difficili possono aspirare tutto l’ossigeno in una stanza, consumando l’energia e la concentrazione di uno studio e dei suoi avvocati. La ruota che cigola ottiene il grasso, per così dire. Di conseguenza, i buoni clienti possono sentirsi trascurati e andarsene, o almeno tirarsi indietro. Ecco perché è fondamentale separarsi con attenzione, responsabilità e giudizio dai clienti difficili. È molto meglio sfoltire i clienti difficili nel tempo e schierare le risorse intorno alla qualità, alle relazioni con i clienti esistenti che mantengono promesse future e liberare spazio e tempo per formarne di nuovi e vantaggiosi.
- Rendere il marketing e lo sviluppo del business più complicato di quanto dovrebbe essere
Una delle sfide dello sviluppo del business è che le opportunità sembrano quasi infinite. È facile pensare che tutti, o ogni azienda, sia un potenziale cliente quindi progettiamo approcci elaborati e complessi al marketing e allo sviluppo del business progettati per raggiungere i mercati di massa. Non ci fermiamo mai a pensare: quanti nuovi clienti ho davvero bisogno? Se ti poni questa domanda, scoprirai spesso che il numero è molto inferiore a quello che pensi e puoi organizzare il tuo marketing e lo sviluppo del business attorno a un mercato minimo praticabile piuttosto che a un mercato di massa. Questo, a sua volta, ti consentirà di creare una strategia più personalizzata, mirata e, in definitiva, più efficace.
- Reagire invece di pianificare
Il segno distintivo di un tuttofare è che è reattivo alle opportunità. Un cliente lo contatta per occuparsi di una questione di diritto di famiglia e, nonostante abbia poca o nessuna esperienza in questo settore, si occupa della questione. Trascorre molto tempo per aggiornarsi sulle questioni di diritto di famiglia, impara le regole, si orienta e poi decide che gli piacerebbe continuare a lavorare in questo settore. Quindi aggiunge una nuova area di servizio al suo sito web e un nuovo elemento al suo elevator pitch. Poi gli si presenta una questione di pianificazione patrimoniale e cambia di nuovo la sua attenzione. E così via.
- Credere che “vendere” sia una parolaccia
Nei circoli legali, “vendere” è una parolaccia che connota squallidezza e invadenza. Ma nella maggior parte dei casi, non è che i venditori facciano qualcosa di subdolo o aggressivo che ci scoraggia, è solo che ci colpiscono con qualcosa di cui non abbiamo bisogno o in un momento in cui non ne abbiamo bisogno. Ma se sei bravo in quello che fai e sai chi servi, direi che il marketing e la vendita – definiti come “informare i potenziali clienti sui tipi di problemi che risolvi e offrire di risolvere i loro problemi per uno scambio di valore” – non solo è inoffensivo, è praticamente tuo dovere. Ci sono persone là fuori che hanno un problema e hanno bisogno di ciò che puoi fornire. La maggior parte dei potenziali clienti non sa a chi rivolgersi per una soluzione. Se non vendi a loro, lo farà qualcun altro, che potrebbe essere molto meno attrezzato di te.
- Temere il fallimento
Come disse Robert F. Kennedy, “Solo coloro che osano fallire molto possono ottenere grandi risultati“. Fallire è un’abilità da apprendere e affinare, non da temere. E come con qualsiasi abilità, la pratica rende perfetti. Questo arriva al nocciolo di ciò che rende la pratica della legge sia frustrante che esilarante. Per migliorare devi allungare te stesso. Per crescere devi cambiare e per cambiare il tuo bisogno di crescere. La crescita comporta a volte un grande disagio. Non è comodo essere colui che comanda, assumersi la responsabilità, esporsi. In effetti, ci vuole coraggio per affrontare la paura e andare verso di essa. Ma più lo affronti, più diventa un’abitudine. È facile farsi prendere dall’inerzia dello status quo. L’unico modo per liberarsi è abbracciare la possibilità del fallimento.
- Trascurare la tua salute e il tuo benessere
Diciamolo chiaro, per la maggior parte degli avvocati il lavoro non è divertente. Può e dovrebbe essere soddisfacente, ma non è un hobby. Tuttavia, è un mito che l’unico modo per costruire uno studio legale di successo sia dare tutto. Infatti, come ci è stato spesso ricordato ultimamente, questa è la strada per il burnout e l’insoddisfazione e, peggio ancora, per gravi problemi di salute fisica e mentale. La pratica della legge può essere intellettualmente stimolante e finanziariamente gratificante. Ma non dovrebbe essere tutto nella vita di un avvocato. Al di fuori dell’ufficio, ci sono altri interessi da perseguire. Ma devi fare delle nuove esperienze e incontrare nuove persone una priorità. “Legge di Parkinson” sta per la proposizione che il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento. Ciò significa che se ritieni che siano necessarie 2.500 ore fatturabili per raggiungere il successo come avvocato, lo farà.
- Fissarsi sul futuro invece che sul momento presente
Molti avvocati cadono nella trappola di fissarsi sul futuro. Sono iperconcentrati sul raggiungimento di traguardi futuri come diventare partner e guadagnare abbastanza per andare in pensione. Credono che raggiungendo questi traguardi diventeranno più contenuti.
Il problema è che nel tentativo di raggiungere questi traguardi, molti scambiano la felicità presente con una felicità futura incerta. Poiché sono infelici nel loro viaggio, tendono ad aumentare le loro spese lungo la strada nella speranza di alleviare il dolore. Quindi si ritrovano a correre su un tapis roulant edonico, che li priva della sicurezza, della sicurezza e della libertà lungo la strada che pensavano che il loro attuale dolore e sofferenza avrebbe offerto loro in pensione.
Ma cosa succede se la fine non è diversa ma semplicemente più o meno la stessa? Il momento presente è tutto ciò che ti è garantito, quindi sfruttalo al meglio.
