Ecco alcuni suggerimenti per la gestione del tempo per aiutarti a migliorare l’efficienza e la produttività per avvocati sul posto di lavoro, indipendentemente da dove ti trovi.
Il tempo è un bene essenziale per gli studi legali. Sfortunatamente, gli avvocati non sempre riescono a spendere il loro tempo e le loro energie come vorrebbero durante la giornata lavorativa. Invece, sono soggetti a cose come riunioni infinite, videochiamate e catene di posta elettronica fuori controllo, e quindi perdono più tempo a riferire su tali attività.
Tempo sprecato in compiti banali significa denaro perso.
Sondaggio dopo sondaggio ha mostrato che ciò che separa le aziende più redditizie dai loro colleghi meno redditizi non sono le loro tariffe. È il numero di ore fatturabili effettivamente addebitate e raccolte. È logico, quindi, che un aumento delle attività di gestione dei casi e delle pratiche sostanziali e una diminuzione del lavoro amministrativo alla fine aumenterà la redditività individuale e dell’intera azienda e migliorerà le relazioni con i clienti.
Quindi, come avere una giornata lavorativa più efficiente ed efficace e migliorare la produttività per avvocati?
4 trucchi per aumentare la produttività per avvocati
- Scegliere il lavoro da remoto
Prima della pandemia, un’enorme percentuale di avvocati utilizzava uno smartphone per svolgere una certa quantità di lavoro legale. Ma se l’anno passato ci ha insegnato qualcosa, è che c’è la mobilità e l’avvocato mobile, e poi c’è la vera mobilità. In passato, la mobilità era quando un avvocato portava uno smartphone in aula e rispondeva all’e-mail di un cliente tra una sessione e l’altra. La vera mobilità è quando la produttività sui dispositivi mobili diventa uguale o maggiore rispetto al lavoro da un desktop. Prima del 2020, le aziende avevano iniziato a trasferire il 100% delle applicazioni IT su piattaforme mobili per i lavoratori che non sono legati a una scrivania. Uno studio Deloitte del 2018 ha previsto che nei prossimi 5-10 anni il dipendente mobile al 100% sarebbe stato la maggioranza. L’improvviso passaggio al mobile ha accelerato in modo esponenziale quella linea temporale. Dal rapido accesso alle informazioni alla capacità di collaborare in tempo reale, una strategia mobile-first non solo consente di risparmiare tempo, ma ti consente anche di fare di più ovunque tu sia portando ad un considerevole aumento di produttività per avvocati.
- Automatizzare il banale
Gestire e sviluppare persone o attività che richiedono decisioni esperte e creatività sono i compiti più difficili da automatizzare. Ma, di solito, queste sono anche le responsabilità più gratificanti. Le tecnologie di intelligenza artificiale sono molto brave a svolgere le attività amministrative quotidiane più noiose. L’elaborazione del linguaggio naturale (NLP), ad esempio, consente a una macchina di confrontare e confrontare attentamente i dati, il che significa che qualsiasi lettura approfondita dei termini, come la revisione di contratti o locazioni, che in genere richiederebbe giorni o addirittura mesi a un collaboratore di uno studio legale può ora essere fatto in pochi minuti.
L’archiviazione di documenti ed e-mail sono altri due importanti punti deboli. Considera che senza nemmeno rispondere o leggere completamente e-mail e allegati, un individuo può facilmente passare ore alla settimana (circa il 10 percento del tempo totale) solo per archiviare messaggi. Ogni atto di categorizzazione – ogni trascinamento di un file da un luogo a un altro – rappresenta un’altra micro-decisione soggetta a errore e distrae dal lavoro legale più sostanziale. Le tecnologie AI come la PNL, l’apprendimento automatico e il riconoscimento dei modelli sono ora sufficientemente mature per operare in modo invisibile in background, apprendere rapidamente dal comportamento di un utente ed eseguire queste attività istantaneamente e in modo più accurato rispetto agli umani. Possono anche dare priorità alle e-mail, evidenziare un linguaggio importante che richiede attenzione immediata e integrare automaticamente i documenti nei sistemi di fatturazione e gestione dei documenti.
- Ridurre le distrazioni
La persona media viene interrotta una volta ogni otto minuti, consumando in media da 50 a 60 minuti al giorno! Quel che è peggio, l’80% di quelle interruzioni sono considerate non importanti. Un modo per proteggere la produttività per avvocati è bloccare il tempo sul tuo calendario come “occupato” per ridurre il rischio di convocazioni di riunioni o soste non pianificate.
Utile anche l’utilizzo delle impostazioni del telefono. La modalità “Non disturbare” impedisce a tutte le chiamate e le notifiche di produrre rumori, vibrazioni o illuminare lo schermo del telefono. Puoi persino personalizzarlo per consentire le chiamate dai tuoi preferiti designati o solo da alcuni membri di un gruppo nei tuoi contatti.
- Utilizzare strumenti di gestione del progetto
L’organizzazione è la chiave per migliorare l’efficienza del posto di lavoro. I programmi di gestione degli studi legali dispongono di strumenti integrati di gestione dei progetti, cronometraggio e calendario progettati specificamente per gli studi legali come Quantum. Ci sono anche app consumer come Trello, Basecamp e Asana per aiutare con l’assegnazione, la gestione e la collaborazione delle attività. Questa tecnologia può aiutarti a organizzare e monitorare i progressi su qualsiasi cosa, dai risultati dei clienti alle deposizioni e alle udienze. Alcuni di questi strumenti includono funzioni di reporting e analisi per aiutare a regolare le tempistiche o valutare dove eliminare le inefficienze e aumentare la produttività per avvocati.
