Per i professionisti che gestiscono tenant Microsoft 365 Business, l’interfaccia di amministrazione è il punto di riferimento per la gestione di tutti i servizi aziendali, gli utenti e i dispositivi nel cloud. L’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 è facilmente accessibile tramite l’applicazione Microsoft 365 o andando su admin.microsoft.com.
Esistono due tipi di account amministratore: globali o regolari. Ogni volta che acquisti la licenza 365 Business, diventi automaticamente un amministratore globale. Gli amministratori globali, solitamente riservati alle persone che necessitano del massimo livello di accesso ai processi aziendali, possono essere dipendenti interni o esterni. La maggior parte degli MSP o dei professionisti IT in outsourcing fungono da amministratori globali esterni per i propri clienti.
Solo gli account amministratore possono trasferire altri utenti attivi al ruolo di amministratore. Ma per motivi di sicurezza, assegna il ruolo di amministratore solo quando necessario. I tuoi clienti non avrebbero dovuto assegnare utenti con un rapporto amministratore di 50:50 per utenti regolari. Tieni presente che più utenti amministratori hanno, maggiore è il rischio per la sicurezza.
Gestione di servizi, report e fatturazione nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365
Il tuo account Microsoft 365 Business viene precaricato con un gruppo di servizi. In qualità di amministratore, puoi gestire queste licenze per organizzazione e utente. Modificare il numero di licenze è facile come entrare nell’Admin Center e acquistarne di nuove dalla sezione Fatturazione. A volte, quando i dipendenti effettuano spostamenti interni, le loro esigenze di accesso cambiano. In qualità di amministratore, decidi di quale piano Business 365 il dipendente ha bisogno per il gruppo aziendale in cui sta effettuando la transizione e può effettuare il passaggio.
La maggior parte, se non tutte, le aziende si preoccupano di come i dipendenti utilizzano le proprie risorse. I professionisti IT con privilegi di amministratore possono generare rapporti sull’utilizzo per tutti gli utenti attivi utilizzando l’attività Rapporti nell’interfaccia di amministrazione. Puoi eseguire un rapporto su molte applicazioni: Exchange, OneDrive e Teams, solo per citarne alcune. I rapporti sull’utilizzo suddividono l’utilizzo di un utente e le singole attività. Questi dati, visualizzabili in un grafico colorato o in una visualizzazione elenco, mostrano quali dipendenti stanno sfruttando appieno la loro licenza 365 Business. Se l’utilizzo è basso per una particolare applicazione all’interno dell’organizzazione del cliente, puoi quindi dare una spinta alla loro leadership e fornire consigli sulla formazione degli utenti sulle migliori pratiche per utilizzarla.
L’interfaccia di amministrazione semplifica la visualizzazione delle fatture per ogni ciclo di fatturazione imminente. Passando all’attività Fatturazione e andando nella sezione “fatture e pagamenti”, verranno mostrate tutte le fatture disponibili. Scaricarli come PDF o stamparli per i tuoi archivi può essere fatto con un clic di un pulsante. Se l’addetto alla fatturazione di un cliente, con privilegi di amministratore, ha bisogno di aggiornare il metodo di pagamento memorizzato, può modificarlo e la frequenza del ciclo di fatturazione.
La gestione delle esigenze di servizio dell’abbonamento a Microsoft 365 del tuo cliente può essere eseguita facilmente con l’interfaccia di amministrazione. Ma un’altra funzione essenziale è la gestione dei suoi utenti.
Gestire i tuoi utenti
La gestione degli utenti attivi e del loro set unico di controlli è una delle funzioni di maggior impatto dell’Admin Center. Quando i dipendenti del tuo cliente entrano a bordo o se ne vanno, puoi aggiungere e rimuovere utenti. Quando lo fai, dovrai assegnare loro dei ruoli. Come affermato in precedenza, sii pignolo nell’assegnare a qualcuno il ruolo di amministratore. I leader dell’organizzazione potrebbero aver bisogno dei privilegi di amministratore. Ma un membro del team che è gestito da tre livelli di persone, probabilmente no. Puoi anche assegnare utenti a gruppi, il che è vantaggioso se desideri raggruppare i dipendenti in base alla loro funzione lavorativa o reparto.
Ogni utente attivo ha un profilo univoco. Mostra il loro nome utente, informazioni di contatto, titolo e molto altro. In qualità di amministratore, puoi modificarlo per riflettere le modifiche. Se l’utente cambia cognome, cambia ruolo all’interno dell’azienda o necessita di un nuovo indirizzo email, puoi entrare nel suo profilo e apportare le modifiche.
Ma qualcosa che puoi rendere uniforme in un’organizzazione è la firma e-mail dell’azienda. Per formattare il testo della firma, devi utilizzare l’HTML e tutti i loghi devono essere collegati a pagine Web con domini attivi.
Gestione dei dispositivi e sicurezza
La sicurezza è così importante, soprattutto con una forza lavoro parzialmente remota. Le password scadono o gli utenti possono essere violati. In qualità di amministratore, puoi ricevere un avviso ogni volta che un dipendente deve reimpostare la propria password o consentire loro di reimpostare la propria. Se lavori con un’impresa di piccole e medie dimensioni, la prima scelta potrebbe funzionare. Ma per le aziende più grandi, dare agli utenti l’accesso al ripristino self-service è fondamentale. Utilizzando l’applicazione Azure Active Directory, gli utenti possono autenticarsi tramite la posta elettronica o un numero di cellulare a loro scelta.
Nell’interfaccia di amministrazione, puoi richiedere l’autenticazione a più fattori per ogni utente attivo. In questo modo, oltre ad adottare altre misure come l’abilitazione di Windows Defender Antivirus e l’aggiornamento automatico di tutti i dispositivi, è possibile mantenere bassi i rischi di malware e cyber.
Tenere il passo con questi aggiornamenti è semplice.
Monitoraggio delle modifiche di Microsoft 365 per i tuoi utenti
Se desideri comunicare gli ultimi aggiornamenti ai tuoi utenti, utilizza l’Admin Center. Sono disponibili due funzioni: le versioni mirate e il centro messaggi.
Un rilascio mirato è autoesplicativo. Puoi scegliere quale gruppo di utenti deve ricevere una notifica sugli aggiornamenti pianificati accedendo alle impostazioni dell’organizzazione e selezionando le preferenze di rilascio del gruppo. In qualità di professionista IT, puoi scegliere di potenziare l’organizzazione formandola in anticipo sugli aggiornamenti.
Il centro messaggi consente di creare un riepilogo settimanale che riassume le modifiche e gli annunci del team Microsoft. Puoi condividerli facilmente con i leader chiave dell’organizzazione che possono condividerli con l’azienda più grande. Puoi accedere al centro messaggi dall’attività Integrità nella Console di amministrazione.
