Nell’ultimo anno smart working e sicurezza informatica sono stati due concetti che devono coesistere dato che riunioni che un tempo si svolgevano esclusivamente in aule di tribunale o studi legali si sono improvvisamente spostate nelle cucine e negli uffici domestici.
La pandemia ha causato interruzioni a tutti i settori, incluso quello legale, che ha cambiato i modi tradizionali di fare affari e interagire con i clienti. I telefoni fissi, in molti casi, sono stati sostituiti con la telefonia cloud e i firewall e protocolli di sicurezza interni devono essere adattati al WiFi domestico. Molti hanno scoperto che con la giusta tecnologia e alcune best practice, lavorare da casa o con un approccio ibrido può aiutare gli Studi Legali non solo a sopravvivere, ma anche a prosperare.
Basti pensare al fatto che queste evoluzioni lavorative portano ad un conseguente migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per gli avvocati che lavorano per lunghe ore grazie all’appoggio dato da tecnologie che tengono facilmente traccia delle ore fatturabili e delle attività da svolgere, come il software gestionale all-in-one Quantum.
A partire da queste basi è fondamentale tenere sempre in considerazione la relazione tra smart working e sicurezza informatica che, in ambito legale soprattutto, non può mai venire meno. Cosa si può fare in tal senso? Vediamo insieme su quali argomenti uno Studio Legale dovrebbe focalizzarsi per raggiungere il successo digitale in completa sicurezza.
Come far convivere smart working e sicurezza informatica
Trasformazione digitale cloud-first
Con solo il 58% degli studi legali che utilizzano tecnologie basate su cloud, questo è un primo passo fondamentale per mantenere la continuità professionale, oltre a supportare il personale in ufficio, a casa o in viaggio. Tempo, denaro e risorse vengono organizzati con chiamate, riunioni e messaggi virtuali sicuri, il tutto tenendo traccia automaticamente delle ore fatturabili. Con il cloud, lo smart working e sicurezza informatica vengono costantemente rispettate e le possibilità su dove e come lavorare sono quasi infinite.
Capacità di lavorare ovunque
Come abbiamo ampiamente detto in precedenza, smart working e sicurezza informatica sono due elementi che devono coesistere in un ambiente legale in evoluzione. A questo proposito, i professionisti si trovato ad aver bisogno del cloud per accedere ai dati e alla tecnologia di collaborazione ovunque si trovino e qualunque device stiano usando: su desktop, laptop o smartphone.
La pandemia ha rimodellato per sempre il modo in cui interagiamo e sempre più clienti vogliono incontrarsi virtualmente per la prima volta con gli avvocati. Ad esempio, una soluzione di collaborazione come Microsoft Teams fornisce la possibilità di tenere videoconferenze integrate ma anche di tenere deposizioni, interviste ai clienti, preparazione di processi con i clienti, sessioni di tribunale virtuali, condivisione dello schermo per revisioni di documenti, pianificazione patrimoniale e altro ancora. È molto importante quindi che la tecnologia sia di facile accesso, ma si adatti anche al flusso di lavoro esistente.
La sicurezza: una priorità assoluta
Il lavoro a distanza ha aumentato i rischi per la sicurezza per molte organizzazioni, in particolare i tentativi di phishing rivolti alle piccole e medie realtà lavorative. La reputazione di uno studio legale è tutto ed è quindi fondamentale creare fiducia con i propri clienti per avere successo. Tuttavia, per molti studi legali mancano misure di sicurezza, con solo un terzo circa delle realtà professionali che utilizza la tecnologia di sicurezza informatica precauzionale. In questo modo viene meno il rispetto della relazione tra smart working e sicurezza informatica che, in uno Studio Legale, deve rappresentare una priorità.
Mentre rigorosi accordi di riservatezza cliente/avvocato rendono sicure le riunioni di persona, lo stesso deve valere per le interazioni virtuali, le password e i dati. Oltre il 43% degli attacchi informatici è rivolto alle piccole e medie imprese e il 29% degli studi legali ha subito una violazione nel 2020. La sicurezza è fondamentale e inizia con l’eliminazione delle password ove possibile e il rafforzamento di quelle ancora in uso.
In una situazione lavorativa così tanto in evoluzione è fondamentale riuscire ad adattarsi al cambiamento per non rimanere indietro. Con le giuste tecnologie, che permettono di rispettare smart working e sicurezza informatica, i professionisti avranno a loro disposizione gli strumenti giusti per collaborare virtualmente pur rimanendo al sicuro e tenendo traccia di tutte le attività svolte. Tutto questo per portare il proprio Studio Legale verso il successo e l’evoluzione tecnologica.
