Il modo in cui interagiamo e utilizziamo i computer cambia costantemente: la crescita della tecnologia è esponenziale nel mondo di oggi. Tuttavia, alcune industrie esitano ad adottare la nuova tecnologia in massa, non convinte della sua capacità di funzionare bene nel quadro strutturato delle loro attività quotidiane. Questo di solito deriva dalla mancanza di conoscenza di cosa sia esattamente la tecnologia e di come sarebbe vantaggiosa, e dalla preoccupazione per i potenziali rischi per la sicurezza nell’allontanarsi dai sistemi attuali. Una di queste disconnessioni è il cloud computing nello Studio Legale.
Quando l’idea del cloud computing è stata introdotta per la prima volta, sembrava un mistero o un espediente. È facile prendere in giro l’idea del “cloud” e, in retrospettiva, forse non è il nome migliore per il modo in cui realizziamo l’informatica ora. Tuttavia, il nome è rimasto e probabilmente non cambierà.
Allora, cos’è il cloud computing nello Studio Legale?
La parola “cloud” si riferisce spesso a Internet, e più precisamente a qualche datacenter pieno di server che è connesso a Internet. Tuttavia, il termine “cloud computing” si riferisce al software e ai servizi che hanno permesso al cloud di Internet di diventare così importante nella vita di tutti i giorni.
Quindi per cloud computing nello Studio Legale si intende semplicemente l’infrastruttura che ci permette di svolgere tante attività via Internet. Non riesco a pensare a una sola persona che non si affidi alla webmail per le comunicazioni essenziali. In effetti, se la webmail venisse interrotta, dovremmo apportare un serio adeguamento alle nostre vite e alle nostre attività. Un’altra parte fondamentale del cloud è l’archiviazione, ad esempio SharePoint. Prima che questi strumenti fossero disponibili, aprire un file su un altro computer significava inviarlo via e-mail a sè stessi o copiarlo su una chiavetta USB. Ora, lo stesso file è già disponibile sull’altro computer non appena è connesso al servizio di cloud storage.
Per comprendere i vantaggi del cloud computing nello Studio Legale, considera quanto sarebbe difficile spostare l’e-mail e lo spazio di archiviazione fuori dal cloud, pur mantenendo i vantaggi del cloud. Per entrambe le attività, avresti bisogno di un computer dedicato – un server – connesso a Internet in ogni momento che mantenesse un database di posta elettronica e un file system. Sarai responsabile della manutenzione, della sicurezza e dei backup. Questi compiti richiederebbero molto tempo e sarebbero difficili e pochi di noi hanno le competenze per gestirli correttamente.
Confrontalo con il cloud come lo conosciamo oggi: non dobbiamo acquistare o mantenere computer aggiuntivi per gestire i nostri account di posta elettronica o la collaborazione sui file. Affidiamo invece questi compiti ad aziende il cui modello di business dipende dalla loro corretta esecuzione. E i nostri servizi cloud funzionano davvero bene. Non scendono quasi mai e sono molto sicuri.
Le stesse considerazioni valgono per l’esercizio della professione forense nel cloud. In realtà, la maggior parte degli avvocati svolge già una notevole quantità di lavoro nel cloud tramite strumenti di ricerca legale. Gli avvocati hanno già ampiamente accettato e adottato forme di base di cloud computing come la webmail, gli strumenti di ricerca e l’archiviazione di documenti. Tuttavia, per quanto siano a loro agio con queste forme di cloud computing nella loro pratica, molti avvocati esitano ancora a utilizzare altri servizi basati su cloud che potrebbero trasformare la loro pratica.
Parte di ciò deriva dalla mancanza di conoscenza di ciò che è disponibile. Sono disponibili molti tipi diversi di software basato su cloud e ciascuno è particolarmente utile come componente di tecnologia per ufficio legale.
Il più grande ostacolo che devono affrontare i professionisti interessati a spostare più aspetti della loro pratica nel cloud sembra essere la sicurezza. Qui, il nome “nuvola” fa un grande disservizio implicando che contenga solo vagamente tutto ciò che è memorizzato in esso. Le nuvole sono trasparenti e immateriali. L’infrastruttura di sicurezza dovrebbe essere impenetrabile e robusta. In effetti, le connotazioni del cloud computing nello Studio Legale per quanto riguarda la sicurezza sono decisamente fuori luogo. In genere, un’infrastruttura cloud correttamente configurata e gestita è di gran lunga superiore alle soluzioni basate su server privati. L’unico vantaggio di un server privato in questo senso è che è un target più piccolo di un servizio cloud con una grande raccolta di dati. Ma anche se i servizi cloud sono un obiettivo più grande, utilizzarli è come vivere dietro le mura di una città fortificata rispetto a vivere in una tenda alla frontiera. Quindi, a meno che tu non disponga di un team dedicato alla manutenzione e all’applicazione di patch al tuo server, è probabile che tu sia più sicuro sull’infrastruttura cloud. In combinazione con la praticità, la potenza e la disponibilità degli strumenti basati su cloud, la scelta dovrebbe essere facile. Nella maggior parte dei casi, le piattaforme basate su cloud rappresentano il software per uffici legali più sicuro disponibile.
È difficile sopravvalutare i vantaggi di una pratica nel cloud. Innanzitutto, i tuoi dati sono disponibili quando e dove ne hai bisogno: se disponi di una connessione Internet e di un browser Web, puoi accedere e accedere ai dati chiave della tua azienda. In secondo luogo, non è necessario aggiornare e mantenere il software scaricato o un database privato: tutto ciò viene gestito per te da professionisti le cui carriere dipendono dalla sicurezza e dalla disponibilità dei tuoi dati. Terzo, i tuoi strumenti possono (e dovrebbero) essere aggiornati quasi continuamente man mano che gli sviluppatori rilasciano nuove funzionalità e miglioramenti. In quarto luogo, la collaborazione con i membri del team è facilitata da Internet: non è necessario inviare e ricevere documenti tramite e-mail o condividere note scritte a mano perché i commenti e le modifiche vengono tracciati per te in un’unica posizione.
La pratica nel cloud è la direzione in cui è diretto il settore. Adottare la tecnologia ora ed essere all’avanguardia offre alle aziende un vantaggio e le aiuta a servire meglio i propri clienti. Maggiore sicurezza, minori spese generali, collaborazione più forte: il cloud computing nello Studio Legale offre tutto.
